「テレアポ、いつも受付で断られてしまう…」 営業経験者なら誰もが経験するこの悩み。せっかく時間と労力をかけて準備したのに、担当者に繋がらないと、モチベーションも下がってしまいますよね。

この記事では、法人のコールセンターや営業部門の生産性向上を支援する株式会社ドリームソリューションが、数々の現場で培ってきた経験とデータに基づき、テレアポで受付を突破するための具体的な方法を徹底解説します。今日からすぐに使える実践的なフレーズとコツで、あなたのテレアポを劇的に変えましょう！

なぜテレアポは受付で断られる？（平均突破率20%の壁）

そもそも、なぜテレアポの受付突破はこれほど難しいのでしょうか。その理由を知ることが、対策の第一歩です。

一般的に、テレアポの受付突破率は平均で20%程度と言われています。つまり、5件電話して1件、担当者に繋がれば良い方なのです。背景には、企業側の事情があります。

• 外的要因（企業側の事情）：
  • 業務への支障を懸念： 多くの企業では、営業電話は日常業務を妨げるものと見なされており、「営業電話は原則取り次がない」というルールが設けられている場合があります。
  • すでに他社サービスを利用中： 類似サービスをすでに利用しており、新しい提案は不要と判断されているケースです。
• 内的要因（アポインター側の事情）：
  • 印象が悪い： 自信のなさそうな声、一方的な話し方、威圧的な態度は、受付担当者に「この電話は取り次ぐ価値なし」と判断させてしまいます。
  • 話が分かりにくい： 要点が不明瞭で、何のための電話なのかが伝わらないと、受付担当者は取り次ぎをためらいます。

これらの壁を乗り越えるには、戦略的なアプローチが不可欠です。

テレアポで受付突破するための3つの秘訣

受付は「突破する壁」ではなく、「協力してもらう最初のパートナー」です。そのための3つの秘訣をご紹介します。

1. 第一印象を制する！ 最初の「7秒」が勝負

人の第一印象は最初の数秒で決まる、と心理学では言われています。テレアポも同様で、最初の7秒がその後の展開を大きく左右します。

• 声のトーンは「ワントーン高く」： 電話の声は対面より暗く聞こえがちです。普段より少しだけ高い「ソ」の音を意識して、明るくハキハキと名乗りましょう。
• 名乗りは「ゆっくり、はっきり」と： 「〇〇株式会社の、△△と申します」と、会社名と名前を区切って伝えることで、相手は聞き取りやすく、丁寧な印象を受けます。
• 自信と誠実さを示す： 小さな声や早口は、自信のなさや焦りとして伝わってしまいます。堂々と、落ち着いたペースで話すことを心がけましょう。

2. 受付を味方につける！ 「協力者」として扱う話し方

受付担当者を「関門」と捉えるのではなく、「担当者へ繋いでくれる協力者」として敬意を払うことが、受付突破の最大の鍵です。

• 「受付の方」ではなく名前で呼ぶ： 可能であれば、「〇〇様、いつもお電話の取り次ぎありがとうございます」のように、受付の方の名前を呼んで感謝を伝えましょう。特別な信頼関係が生まれやすくなります。
• 相手を気遣う一言を添える： 「お忙しいところ恐れ入ります」という一言は必須です。相手への配慮を示すことで、こちらの話を聞いてもらいやすくなります。
• 会社全体へのメリットを伝える： 「〇〇様（担当者）にメリットがある」と伝えるのではなく、「皆様の業務効率が改善される情報がございまして」のように、受付の方も含めた会社全体への貢献を匂わせることで、協力意欲を引き出します。
• 伝言を依頼する： 担当者が不在の場合は、無理に粘るのではなく、「〇〇の件でご連絡があったとだけお伝えいただけますか？」と伝言を依頼するのも有効です。営業色を薄め、受付担当者の負担を減らすことで、次のチャンスに繋がります。

3. 実践的フレーズ！ 状況別のトークスクリプト

状況に応じて使い分けられる、具体的なトークスクリプトを用意しておきましょう。これらがあなたの武器になります。

【基本形】用件と敬意をセットで伝えるフレーズ

「〇〇株式会社の△△と申します。貴社のホームページを拝見し、現在注力されている〇〇の分野で、弊社がお役に立てる新しい情報がございます。ぜひ一度、ご担当の〇〇様にお繋ぎいただけますでしょうか。」

【特別感を出す】紹介・限定フレーズ

「〇〇社の△△様よりご紹介いただきまして、〇〇様にとって大変有益な情報と伺い、ご連絡いたしました。」 「今、このエリアの企業様限定で、通信コストを平均30%削減できる新しいプランのご案内をしておりまして、経理のご担当者様にお繋ぎいただけますでしょうか。」

【担当者名が不明な場合】質問形のフレーズ

「恐れ入ります、現在お使いの複合機のリース料金について、大幅なコスト削減に繋がる情報なのですが、ご担当の部署またはご担当者様はどなたになりますでしょうか？」

受付突破の成功事例

理論だけでなく、実際の成功事例から具体的なイメージを掴みましょう。

事例1：IT業界 Aさんの場合

Aさんは、事前準備と「相手を敬うフレーズ」を徹底し、アポ獲得率を3倍にしました。

• 徹底的な情報収集： ターゲット企業のWebサイトやプレスリリースを読み込み、担当者のフルネームと役職、そして受付の方の名前まで可能な限り把握しました。
• 使ったフレーズ： 「〇〇様（受付の方の名前）、いつもお疲れ様です。株式会社△△のAと申します。先日発表された〇〇の件、素晴らしい取り組みですね。ぜひその件で、〇〇部長にお伝えしたい情報がありご連絡いたしました。」
• 結果： 受付担当者から「よくご存知ですね！」と好意的に受け取られ、スムーズに取り次いでもらえる確率が飛躍的に向上。これまで月5件だったアポイントが、平均15件以上に増加しました。

事例2：人材業界 Bさんの場合

Bさんは、「断られた後」の対応を工夫することで、敗者復活を遂げました。

• 声のトーンと感謝： 明るい声で話し、取り次いでもらえなくても「お忙しい中、ご対応いただきありがとうございました」と、必ず感謝を伝えて電話を切ることを徹底しました。
• 断られた後の切り返しフレーズ： 受付「申し訳ありませんが、営業のお電話はすべてお断りしております。」 Bさん「さようでございますか、大変失礼いたしました。ちなみに、皆様が今後〇〇（例：採用活動）を進める上で、どのような点に一番お困りでいらっしゃいますか？もしよろしければ、次のご提案の参考にさせていただきたく…」
• 結果： 断られた後に質問することで、相手もつい本音を漏らしやすくなり、「実はコストが…」「応募が来なくて…」といった貴重な情報をヒアリング。その情報を基に後日アプローチをかけ、大型契約を獲得しました。

テレアポでよくある質問（FAQ）

現場で直面する具体的な悩みにお答えします。

Q1: 「担当者は席を外しています」と言われたら？

これはチャンスです。情報を引き出し、次の約束を取り付けましょう。

「さようでございますか。お戻りは何時頃のご予定でしょうか？（→時間を聞く）承知いたしました。〇〇様にとって間違いなく有益な情報ですので、ぜひお伝えしたく、改めて〇時に私、△△からお電話させていただきます。恐れ入りますが、その旨〇〇様へお伝えいただけますでしょうか？」

Q2: 「お取り次ぎできません」と強く断られたら？

一度引き下がりつつも、次への布石を打ちます。深追いは禁物です。

「大変失礼いたしました。承知いたしました。それでは、今回の貴重な情報だけでもメールでお送りしたいのですが、ご担当者様の部署宛にお送りさせていただくことは可能でしょうか？」 （ポイント：個人名ではなく部署宛にすることで、相手の警戒心を和らげます）

Q3: テレアポのロープレはどのようにすれば良いですか？

効果的なロープレは、以下の3ステップで行います。

1. リアルなシナリオ作成： 営業役と受付役に分かれ、「機嫌の悪い受付」「忙しそうな受付」など、リアルな断り文句や状況を設定したシナリオを用意します。
2. 録音と客観的なフィードバック： ロープレを必ず録音し、「自分の声が暗くないか」「早口になっていないか」「切り返しは適切か」を客観的に聞き返します。第三者に聞いてもらうのも効果的です。
3. 改善点の言語化と反復練習： 「次はもっと声のトーンを上げよう」「この切り返しトークを試そう」など、具体的な改善点を一つ決めて、できるようになるまで反復練習します。

まとめ：テレアポで受付を突破して、営業成績を上げよう！

この記事では、テレアポで受付を突破し、アポイントを獲得するための具体的なコツとフレーズを解説しました。

• 受付突破の難しさを理解し、戦略を立てる
• 第一印象を決める「最初の7秒」を意識する
• 受付を「協力者」として扱う話し方を徹底する
• 状況に応じた具体的なフレーズを使い分ける

これらのテクニックは、小手先のものではなく、相手への敬意と配慮に基づいたコミュニケーションの本質です。

株式会社ドリームソリューションでは、このような実践的なトークスクリプトの作成から、コールセンター全体の業務効率化、通信コスト削減まで、一貫したサポートを提供しています。もし、あなたの会社でテレアポの成果が上がらずにお悩みでしたら、ぜひ一度ご相談ください。この記事で解説したノウハウを、貴社に合わせてカスタマイズし、営業成績の向上に貢献します。