「テレアポ業務の業務改善を行いたい」「テレアポシステムに興味があるが選び方が良くわからない」といった悩みをお持ちでないでしょうか？

テレアポのコールシステムを導入することで、テレアポ業務の負担軽減や業務品質の向上を実現することが可能です。

この記事では、テレアポのコールシステムについて、機能や導入のメリット、選定する際のポイントについて分かりやすく説明します。テレアポのコールシステムの導入を検討されている方は、ぜひ、参考にしていただけると幸いです。

テレアポシステム（CTI）とは

まず初めに テレアポシステムとは何なのかということについて説明します。

コールシステムの中の一つであるテレアポシステムは、電話とコンピューターを連携させるシステムで、CTIシステム（Computer Telephny Integration）とも呼ばれます。

電話をする際に顧客情報を瞬時に確認することができたり、記録をすることができ、情報を一元管理することによりチーム間での情報共有も可能となります。

コールシステムには、業務の種類によりインバウンド型とアウトバンド型があります。インバウンド型は顧客から会社への電話への対応、アウトバンド型は会社から顧客への電話への対応を行うためのシステムです。

この記事ではテレアポ業務についてのコールシステム活用について説明するため、アウトバンド型のコールシステムについて解説します。

テレアポシステム（CTI）の機能

ここからは、テレアポシステム（CTI）の機能について紹介します。

テレアポシステムではテレアポ業務を効率化するためのたくさんの機能が備わっています。

テレアポシステムの主な機能は、以下の7つです。

①ワンクリック機能

②オートコール機能

③プレディクティブコール機能

④模範トーク表示機能

⑤ポップアップ・顧客管理システム（CRM）連携機能

⑥録音機能

⑦着信履歴機能

以下、順番に説明します。

①ワンクリック機能

テレアポシステム（CTI）の一つ目の機能は、ワンクリック機能です。ワンクリック機能を利用すると、ボタンをクリックするだけで電話をかけることが可能です。架電にかかる時間短縮や間違い電話の防止に役立ちます。

②オートコール機能

テレアポシステム（CTI）の二つ目の機能は、オートコール機能です。オートコール機能を利用すると自動的に電話をかけ、予め登録しておいたメッセージを届けることが可能です。顧客からの回答はダイヤルにより回収し、出力することが可能です。

③プレディクティブコール機能

テレアポシステム（CTI）の三つ目の機能は、プレディクティブコール機能です。プレディクティブコール機能とは、自動で複数の回線に対して同時発信することができる機能です。一度に複数の回線に発信し、応答があった場合はオペレーターによる対応が可能となります。オペレーターの数に対して3から5倍の連絡先へ一度に発信を行うため、待機時間を短縮し効率的にテレアポ業務を進めることが可能となります。

④模範トーク表示機能

テレアポシステム（CTI）の四つ目の機能は、模範トーク表示機能です。模範トーク表示機能とは予め登録したトークスクリプトを画面に表示させる機能です。トークスクリプトを確認しながら電話をかけることができるため、テレアポ業務の品質向上に役立ちます。

⑤顧客管理システム（CRM）連携機能

テレアポシステム（CTI）の五つ目の機能は、顧客管理システム（CRM）との連携機能です。直接連携していない場合であっても、CSVデータでダウンロード・インポートができるシステムもあります。

⑥録音機能

テレアポシステム（CTI）の六つ目の機能は、録音機能です。録音機能ではテレアポ業務を行っている際の会話を録音することが可能です。通話記録を残すだけでなく、テレアポ業務の分析・改善を行うためのデータとしても役立ちます。

⑦着信履歴機能

テレアポシステム（CTI）の七つ目の機能は、着信履歴機能です。着信履歴機能とはテレアポ業務における通話内容や対応履歴を一元管理できる機能です。着信履歴機能を使い、情報を共有することで顧客との信頼関係構築や二重対応などの防止にも役立ちます。

テレアポシステム（CTI）の種類

ここからは、テレアポシステム（CTI）の種類について説明します。

コールシステムは業務の種類により、インバウンド型とアウトバンド型に分けられますが、導入方法でも分類することが可能です。

コールシステムは導入方法により、オンプレミス型とクラウド型の二つに分けられます。

以下、それぞれ説明します。

オンプレミス型のテレアポシステム（CTI）

オンプレミス型のテレアポシステムでは、自社のサーバーにシステムを導入します。オンプレミス型のテレアポシステムでは自社サーバーでの導入となるため、業務に対応した細かなカスタマイズが行えたり、外部の影響を受けづらいため高いセキュリティを確保できるというメリットがあります。

一方で、運用コストについては、クラウド型のコールシステムと比較すると導入にかかる手間や費用がかかるという点がデメリットです。

クラウド型のテレアポシステム（CTI）

クラウド型のテレアポシステム（CTI）では、インターネット上のクラウドを利用しての導入となります。クラウド型のテレアポシステム（CTI）では、インターネットが利用できる環境であれば、どこからでも利用することができるため、リモートワークや在宅ワークにも対応できるというメリットがあります。また、オンプレミス型のコールシステムと比較して導入の手間がかからないという点もメリットの一つです。

一方で、業務に対応した細かなカスタマイズという点では、オンプレミス型のコールシステムの方が優れています。

テレアポシステム（CTI）導入のメリット

ここからは、テレアポシステム（CTI）導入のメリットについて説明します。

テレアポシステム（CTI）を導入することで、テレアポ業務の効率化や顧客対応の質を向上させることが可能です。

コールセンターを活用する主なメリットは以下の4つです。

①業務の効率化

テレアポシステム（CTI）導入の一つ目のメリットは、業務の効率化です。

テレアポシステム（CTI）にはオペレーターの業務負担を軽減するための様々な機能があります。

例えば、電話とコンピューターを連携させる機能（CTIシステム）では、問い合わせがあった場合にはCTIシステムが作動して顧客情報を通知してくれます。オペレーターは、電話対応をしながら、情報確認と記録を同時に行うことが可能となります。

さらに、記録された情報は一元管理されるため、情報の共有も容易となり、業務の属人化を防ぐというメリットもあります。

②架電数の増加

テレアポシステム（CTI）導入の二つ目のメリットは、架電数の増加です。テレアポシステムでは、プレディクティブコール機能により、自動で複数の顧客へ電話をかけ応答があった場合はオペレーターによる対応ができるなど、テレアポ業務を効率的に進めるための機能が備わっています。テレアポ1件当たりにかかる時間を短縮することが可能となり、結果として架電数の増加が可能となります。

③データ分析による業務改善

テレアポシステム（CTI）導入の三つ目のメリットは、データ分析によるテレアポ業務の業務改善です。

テレアポシステム（CTI）を活用することで、顧客に関わる様々な情報を瞬時に確認することが可能となります。また、トークスクリプトやよくある質問への回答例をシステムにより共有することで、オペレーターによる顧客対応の品質の水準を高めることが可能です。

さらに、通話記録などのデータを分析することで、テレアポ業務の業務改善につなげることが可能です。

④テレワークへの対応

テレアポシステム（CTI）導入の四つ目のメリットは、テレワークや在宅ワークへの対応です。クラウド型のテレアポシステム（CTI）を利用する場合は、インターネットが使える環境であれば場所を選ばずに業務を行うことが可能です。したがって、テレワークや在宅勤務であっても、テレアポの業務を行うことが可能となります。

テレアポシステム（CTI）選定のポイント

ここからは、テレアポシステム（CTI）を選定する際のポイントについて説明します。

テレアポシステム（CTI）を選定する際の主なポイントは以下の5つです。

①業務の種類と導入方法

②必要な機能を備えているか

③運用コスト

④外部システムとの連携

⑤スマホへの対応

以下、順番に説明します。

①業務の種類と導入方法

テレアポシステム（CTI）を選定する際の一つ目のポイントは業務の種類と導入方法の選択です。業務の種類は、インバウンド型とアウトバウンド型、導入方法はクラウド型とオンプレミス型に分けられます。テレアポ業務であれば基本的にはアウトバウンド型となります。導入方法については、クラウド型のコールシステムは導入がしやすく運用コストがおさえられるというメリットがあります。一方で、自社サーバーにて導入を行うオンプレミス型のコールシステムの場合は、自社の業務に合わせた細かなカスタマイズが可能というメリットがあります。

②必要な機能を備えているか

テレアポシステム（CTI）を選定する際の二つ目のポイントは必要な機能を備えているシステムを選ぶという点です。テレアポシステム（CTI）にはテレアポ業務を効率化するための多くの機能がありますが、利用するためにはオプションとして追加料金が必要となるなど料金プランは様々です。したがって自社でテレアポシステムに求める機能が備わっているかを確認することが重要です。

③運用コスト

テレアポシステム（CTI）を選定する際の三つ目のポイントは、運用コストです。導入方法をオンプレミス型とクラウド型のどちらにするかで運用コストが大きく異なるほか、各社の料金プランによってもテレアポシステム（CTI）の導入コストは変わってきます。クラウド型のテレアポシステム（CTI）は初期投資は抑えられますが継続した利用料が発生するため費用対コストを考慮しながら選択するようにしましょう。

④外部システムとの連携

テレアポシステム（CTI）を選定する際の四つ目のポイントは、連携できるサービスの確認です。コールシステムによっては、他のサービスとの連携に対応しているものもあります。どのような機能があるか事前に確認をするようにしましょう。

⑤スマホへの対応

テレアポシステム（CTI）を選定する際の五つ目のポイントは、スマホ対応の有無です。テレアポ業務をテレワークや在宅勤務で行う場合は、スマホ対応のテレアポシステム（CTI）であれば利便性が高まります。

DREAM CALL NEXTについて

DREAM CALL NEXTは、テレアポの営業支援コースシステムです。

月額4,000円から利用が可能です。

【DREAM CALL NEXTの特長】

①高度な分析が可能！

②万全なサポート体制！

③最短3営業日で導入可能！

④かんたんな操作！

テレアポ業務にお困りの際は、お気軽にご相談ください。

無料トライアル、資料請求などは以下のリンクよりお申し込みください。

①無料トライアルアカウントのお申込み

Dream Call Next

②資料請求お問い合わせ

https://solutionds1.co.jp/dream-call-next/

③お問い合わせフォーム

https://solutionds1.co.jp/contact.html

④通話料金無料シミュレーションフォーム

https://solutionds1.co.jp/simulation.html

Dream Cloud PBXのご紹介

Dream Cloud PBXは、従来のPBXの機能をクラウドで提供するサービスです。

Dream Cloud PBXの場合は拠点ごとのPBX設置が不要であり、インターネット回線で通話します。

Dream Cloud PBXでは以下のようなメリットがあります。

・インターネット環境があり、PCもしくは有線IP電話機があれば、ビジネスフォンが不要

・インターネット環境があれば工事は不要

・クラウドのため、PCで接続して、リモート環境にも対応

・目的に合わせた料金プランのお見積りでコスト削減が可能

・最短で5営業日で導入可能

・WEB上での確認や更新が可能

詳細は以下のリンクをご確認ください。

https://solutionds1.co.jp/dream-cloud-pbx/

まとめ

この記事では、テレアポのコールシステムについて、機能や導入のメリット、選定する際のポイントについて説明しました。テレアポのコールシステムを導入することで、テレアポ業務の負担軽減や業務品質の向上を実現することが可能です。一方で、自社の業務の種類や導入方法にあっていないテレアポのコールシステムを導入してしまうと、思うように業務改善ができません。

今回紹介させていただいた内容を参考に、自社の目的に合ったテレアポのコールシステムの導入に役立てていただけると幸いです。テレアポ業務にお困りの際は、お気軽にご相談ください。

テレアポの業務効率化なら「コールシステム」の導入がおすすめ

コールシステムの導入についてまとめた資料がこちらになります。

コールシステム(CTI)を導入するべき3つの理由