「そろそろビジネスフォンのリース期間が満了だけど、どうしよう…」 そうお考えの経営者の方、または総務・経理担当者の方へ。

ビジネスフォンのリース切れは、実はコスト削減と業務効率化を実現する大きなチャンスです。この記事では、リース切れ後の選択肢から、最適な電話システムを選ぶためのポイント、そして、今話題のクラウドPBXについて詳しく解説します。クラウドPBX導入で、コストを抑えながら、テレワークにも対応できる柔軟な電話環境を手に入れましょう。

ビジネスフォンのリース切れ後の選択肢

ビジネスフォンのリース契約期間が満了に近づくと、多くの企業が今後の対応について検討を迫られます。通信費の最適化、テレワークへの対応、あるいは老朽化した機器の刷新など、様々な課題を背景に、いくつかの選択肢が考えられます。ここでは、リース満了後の主な選択肢とその特徴について解説します。

再リース

リース契約が終了した後も、現在のビジネスフォンシステムをそのまま継続して利用したい場合に選択できるのが「再リース」です。これは、リース会社との間で新たに1年間の契約を延長する形となります。一般的に、再リース期間中はリース会社への年一回の支払いが発生し、引き続き現在の機器やサービスを利用できます。一時的な対応や、機器への不満が少ない場合に有効な選択肢と言えるでしょう。

新規購入（買い替え）

リース期間満了を機に、現在のビジネスフォンを新規購入する、あるいは最新の機器に一新するという選択肢もあります。この方法の最大のメリットは、最新の機能を取り入れられる点です。例えば、より高機能な通話機能、CRM連携、あるいはモバイル連携などが可能になります。また、保守体制を見直すことで、将来的なトラブルのリスクを低減し、運用効率を高めることも期待できます。

クラウドPBX

近年、注目を集めているのが、従来のオンプレミス型PBXではなく、インターネット経由で利用できる「クラウドPBX」への移行です。クラウドPBXは、物理的な機器をオフィスに設置する必要がなく、初期費用やランニングコストの削減につながる可能性があります。また、場所を選ばずに電話を利用できるため、テレワークや複数拠点での業務効率化に大きく貢献します。通信費の見直しや、柔軟な働き方の実現を目指す企業にとって、有力な選択肢となります。

各選択肢のメリット・デメリット比較

ビジネスフォンのリース契約期間が満了を迎える際、企業はいくつかの選択肢に直面します。それぞれの選択肢には、コスト、機能性、将来性など、異なるメリットとデメリットが存在します。自社の状況や目的に最適な選択をすることで、通信環境の最適化やコスト削減、業務効率の向上につなげることができます。ここでは、主な選択肢とその比較をまとめました。

選択肢	メリット	デメリット	こんな企業におすすめ
再リース	リース料金が大幅に安価になる。手続きが比較的容易で、現在のシステムをそのまま継続利用できる。	最新機能が利用できない。機器の老朽化による故障リスクが高まる。保守サポートが限定的になる場合がある。	予算を最優先したい企業。現在のシステムに特に不満がなく、安定した運用を続けたい企業。
買い替え（新規リース・購入）	最新の機能やサービスを利用でき、通信効率の向上やコスト削減につながる可能性がある。テレワークなど多様な働き方に対応しやすくなる。	初期費用や月額料金が高くなる傾向がある。新しいシステムへの移行に伴う学習コストや、一時的な業務への影響が生じる可能性がある。	最新技術を導入して業務効率や生産性を向上させたい企業。テレワーク環境の整備や、将来的な事業拡大を見据えている企業。現在のシステムに機能面や保守面で不満がある企業。
買い取り	資産として保有でき、月々のリース料がかからない。長期的な視点でのコストメリットが見込める場合がある。	高額な初期投資が必要。保守・修理は自社で行う必要があり、専門知識やリソースが必要になる。将来的な技術革新への対応が難しくなる場合がある。	潤沢な資金があり、長期的に資産として保有したい企業。自社でIT機器の保守・管理体制が整っている企業。

クラウドPBXとは？導入メリットを徹底解説

現代のビジネス環境は目まぐるしく変化しており、企業は常に最新のコミュニケーションツールを導入し、業務効率と競争力を高める必要があります。特に、ビジネスフォンのリース期間満了や、テレワークへの対応、通信費の見直しといった課題に直面している企業にとって、クラウドPBXはこれらの悩みを解決する有力な選択肢となります。クラウドPBXは、従来のオンプレミス型ビジネスフォンシステムとは一線を画し、インターネット経由で提供される電話交換機システムです。その導入により、企業はコスト削減、柔軟な働き方の実現、そして高度な機能活用といった多岐にわたるメリットを享受できます。本セクションでは、クラウドPBXがもたらす具体的な利点について詳しく解説していきます。

コスト削減効果

クラウドPBXの導入は、多くの企業が期待するコスト削減に大きく貢献します。従来のビジネスフォンシステムでは、物理的な交換機をオフィス内に設置する必要があり、その購入費用や設置工事費、そして定期的なメンテナンス費用が大きな負担となっていました。しかし、クラウドPBXではこれらのオンプレミス機器が不要になります。システムはインターネット経由で提供されるため、初期投資を大幅に抑えることが可能です。さらに、通話料に関しても、IP電話（VoIP）技術を利用することで、従来の電話回線よりも割安になるケースが多く、特に長距離通話や国際電話のコスト削減効果は顕著です。ハードウェアの購入や保守にかかる費用、そして通信費の見直しを同時に図りたい企業にとって、クラウドPBXは非常に魅力的なソリューションと言えるでしょう。

柔軟な働き方を実現

テレワークやハイブリッドワークが浸透する現代において、場所を選ばずに業務を行える環境の整備は不可欠です。クラウドPBXは、この「柔軟な働き方」を強力にサポートします。インターネット環境さえあれば、オフィスだけでなく、自宅や外出先からでも、会社の代表電話番号で発着信が可能になります。スマートフォンやPCをビジネスフォン端末として利用できるため、従業員は慣れたデバイスでスムーズに業務を遂行できます。これにより、オフィスに出社できない状況でも電話業務が滞ることなく、顧客対応や社内外の連携を維持できます。場所にとらわれない柔軟なワークスタイルは、従業員の満足度向上にもつながり、結果として生産性の向上にも寄与します。

豊富な機能

従来のビジネスフォンシステムでは、追加のオプション契約や高額な追加費用が必要だった高度な機能も、クラウドPBXでは標準機能として提供されていることが多くあります。例えば、自動音声応答システム（IVR）を導入すれば、着信時にガイダンスで用件を振り分け、担当者へスムーズにつなぐことができます。また、ボイスメールをメールで受信する機能や、顧客管理システム（CRM）との連携、通話録音機能なども、業務効率化やコンプライアneşンス強化に役立ちます。これらの機能は、顧客満足度の向上や、従業員の業務負担軽減に直結し、より洗練されたビジネスコミュニケーションを実現するための強力な武器となります。

BCP対策

事業継続計画（BCP）の観点からも、クラウドPBXは非常に有効なソリューションです。従来のオンプレミス型システムは、オフィスが災害や停電などの被害を受けた場合、電話システム自体が機能停止してしまうリスクがありました。しかし、クラウドPBXはシステムがインターネット上のデータセンターで運用されているため、オフィスが被災した場合でも、代替拠点や従業員の自宅など、別の場所から電話業務を継続することが可能です。これにより、事業の中断時間を最小限に抑え、顧客への影響を最小限に食い止めることができます。冗長化されたインフラや、自動的なバックアップ機能により、高い可用性と信頼性を確保し、予期せぬ事態にも強いビジネス基盤を構築できます。

クラウドPBXの費用体系

クラウドPBXの導入を検討する際に、最も気になるのがその費用体系です。初期費用や月額費用、通話料など、サービス提供事業者によって料金設定は多岐にわたります。ここでは、クラウドPBXの一般的な費用体系について、基本料金、通話料金、オプション料金の3つの観点から詳しく解説します。これらの要素を理解することで、自社に最適なプラン選びの判断材料となるでしょう。

基本料金

クラウドPBXの基本料金は、一般的に月額で発生するサービス利用料です。この料金は、主に利用するユーザー数や同時に接続できる通話数（同時通話数）に基づいて設定されることが多く、小規模なオフィスから大人数での利用まで、柔軟なプランが用意されています。初期費用が抑えられているサービスも多く、導入のハードルが低いのが特徴です。

通話料金

クラウドPBXにおける通話料金は、利用する通話の種類や量によって変動します。国内の固定電話や携帯電話への通話は、従量課金制を採用しているサービスが多く、1分あたりの単価が設定されています。また、一部のサービスでは、特定の通話範囲や時間帯において定額制プランを提供しており、通話量が多い企業にとってはコスト削減につながる可能性があります。国際電話についても、国や地域によって異なる料金体系が適用されます。

オプション料金

クラウドPBXでは、標準機能に加えて、ビジネスの効率化を支援する様々なオプション機能を提供しています。例えば、顧客管理システム（CRM）との連携、通話内容の録音・長期保存、多言語対応、IVR（自動音声応答）の高度な設定、スマートフォンアプリの機能拡張などが挙げられます。これらのオプション機能を利用する際には、別途オプション料金が発生することが一般的です。自社の業務内容や必要とする機能に合わせて、最適なオプションを選択することが重要です。

クラウドPBXの選び方

ビジネスフォンの更新時期が迫っていたり、テレワーク導入や通信費の見直しを検討されている企業にとって、クラウドPBXは非常に有効な選択肢となります。しかし、多くのサービスが存在するため、自社に最適なものを選ぶためには、いくつかの重要なポイントを押さえる必要があります。

必要な機能

クラウドPBXを選ぶ上で、まず自社の業務で不可欠な機能を明確に洗い出すことが重要です。例えば、外出先からの内線通話や、顧客からの電話を適切な担当者へ繋ぐための「転送機能」、一時的に相手をお待たせする際の「保留機能」、自動音声で案内する「IVR（自動応答システム）」、伝言を残せる「ボイスメール」、顧客管理システムとの連携を可能にする「CRM連携」、コンプライアンスや業務改善のために必須となる「通話録音」など、多岐にわたります。これらの機能が、利用したいサービスで提供されているか、また、その機能が自社のワークフローにスムーズに組み込めるかを確認しましょう。

サポート体制

クラウドPBXはITインフラの一部であるため、導入時や運用中に予期せぬ問題が発生する可能性があります。そのため、提供されるサポート体制の充実度は、サービス選定における重要な要素です。電話、メール、チャットといった多様な問い合わせチャネルが用意されているか、対応時間は自社の業務時間に合っているか、そして何よりも、専門知識を持ったスタッフが迅速かつ的確に対応してくれるかを確認することが不可欠です。特に、導入初期のセットアップや、トラブルシューティングの際に、手厚いサポートがあると安心して利用できます。

セキュリティ対策

ビジネスの根幹を支える電話システムですから、セキュリティ対策は最優先事項の一つです。通信の暗号化にはSSL/TLSといった標準的な技術が採用されているか、不正アクセスを防ぐためのアクセス管理は適切に行われているかを確認しましょう。また、データが保管されるデータセンターの物理的・ネットワーク的なセキュリティレベルや、プライバシーマークなどの第三者認証を取得しているかどうかも、信頼性を判断する上で参考になります。これらの対策がしっかりしているサービスを選ぶことで、安心してビジネスフォンシステムを利用できます。

料金プラン

クラウドPBXの料金体系は、初期費用、月額基本料金、通話料、そして利用できる機能によってはオプション料金など、複数の要素で構成されています。一見安価に見えるプランでも、通話料が高額であったり、必要な機能がオプション料金に含まれていたりする場合があります。自社の月間・年間の通話量や利用規模、必要な機能セットを正確に把握し、初期費用から月額費用、そして将来的な拡張性まで含めたトータルコストで比較検討することが、後々のコスト削減につながります。

クラウドPBX導入事例

クラウドPBXは、多くの企業が抱える課題を解決し、ビジネスの成長を加速させる強力なツールです。特に、既存のビジネスフォンのリース期間満了を機に、コスト削減、テレワーク環境の整備、そして将来的な拡張性を見据えたシステム刷新を検討する企業にとって、クラウドPBXは最適な選択肢となり得ます。ここでは、実際にクラウドPBXを導入し、目覚ましい成果を上げた二つの企業の事例をご紹介します。

導入事例1：A社のケース

中小企業であるA社は、長年利用してきたビジネスフォンのリース期間満了が迫っていました。更新か買い替えかを検討する中で、通信費の見直しと、急増するテレワーク需要に対応できる柔軟な電話システムへの移行が急務となっていました。しかし、従来のオンプレミス型システムへの大規模な初期投資には懸念がありました。そこでA社が選択したのが、クラウドPBXでした。初期費用を大幅に抑えつつ、インターネット環境さえあればどこでもオフィスと同じように電話応対が可能なテレワーク環境を整備。さらに、IP電話機やスマートフォンをビジネスフォンとして利用できるようになり、従業員の利便性が向上し、結果として業務効率化にも大きく貢献しました。

導入事例2：B社のケース

急速な成長を続けるスタートアップ企業であるB社では、従業員の増減が頻繁に発生し、それに伴う電話システムの変更や追加が大きな負担となっていました。また、外出やリモートワークの機会も多く、オフィス外からのスムーズなコミュニケーションが課題でした。B社は、これらの課題を解決するために、拡張性と柔軟性に優れたクラウドPBXを導入しました。人員の増減に合わせた迅速な回線追加・削除が可能になり、管理工数が大幅に削減されました。さらに、PCやスマートフォンから内線・外線電話の発着信、転送などが可能になったことで、従業員は場所を選ばずに効率的なコミュニケーションを実現できるようになり、ビジネスチャンスを逃さない体制を構築しました。

クラウドPBXと従来のPBXとの比較

ビジネスフォンの導入や更新を検討する際、従来のオンプレミス型PBXと、近年普及が進むクラウドPBXのどちらを選択するかは重要な判断となります。それぞれに異なる特徴、メリット、デメリットがあり、自社のビジネス規模、運用体制、将来的な拡張計画などに最適なシステムを選択することが求められます。ここでは、両者の主な違いを構造、機能、運用、コスト、拡張性、セキュリティといった多角的な視点から比較し、それぞれの特性を明らかにします。

主な違い

従来のオンプレミス型PBXは、自社オフィス内に物理的な交換機設備を設置・運用するシステムです。そのため、初期導入には高額な設備投資が必要となり、設置場所の確保や、専門知識を持った担当者による保守・管理が不可欠です。機能の追加や変更も、ハードウェアの交換やソフトウェアのアップデートが必要になる場合が多く、柔軟性に欠ける側面があります。また、電話回線の増設なども物理的な制約を受けることがあります。

一方、クラウドPBXは、インターネット経由で提供される電話サービスです。PBX設備はサービス提供事業者のデータセンターに設置されており、ユーザーはインターネットに接続できる環境さえあれば、オフィス内はもちろん、自宅や外出先からでも内線電話のように利用できます。このため、自社での設備投資は最小限に抑えられ、初期費用を大幅に削減できます。

機能面では、クラウドPBXは常に最新の機能が提供され、自動的にアップデートされるため、保守の手間がほとんどかかりません。通話録音、IVR（自動音声応答）、CRM連携、ビデオ会議機能など、多機能なサービスを月額定額制で利用できる場合が多く、テレワーク環境との親和性も非常に高いのが特徴です。

運用・保守の負担が軽減されることも、クラウドPBXの大きなメリットです。専門的な保守・管理はすべてサービス提供事業者が担うため、社内のIT担当者の負担を減らし、本来の業務に集中できるようになります。

コスト面では、従来のPBXは初期投資が大きいのに対し、クラウドPBXは月額または年額の利用料（ランニングコスト）が中心となります。これにより、キャッシュフローを圧迫しにくく、予算管理がしやすくなります。

拡張性についても、クラウドPBXは非常に優れています。事業の成長に合わせて、ユーザー数や機能の増減を柔軟かつ迅速に行うことが可能です。例えば、従業員が増えた場合でも、契約プランを変更するだけで容易に対応できます。

セキュリティについては、クラウドPBXは事業者側で高度なセキュリティ対策が施されていることが一般的ですが、インターネット通信を利用するため、通信経路のセキュリティ対策も重要となります。従来のPBXは、自社ネットワーク内に閉じるため、外部からの不正アクセスに対しては自社での対策が中心となります。

このように、クラウドPBXは、初期費用の抑制、運用管理の負担軽減、高い拡張性、テレワークへの適応性といった点で、従来のPBXと比較して多くのメリットを提供します。特に、コスト削減や働き方改革を目指す企業にとって、有力な選択肢となるでしょう。

テレワークにおけるクラウドPBXの活用方法

ビジネスフォンのリース期間満了や、テレワーク導入の検討が進む中で、従来のオンプレミス型ビジネスフォンからクラウドPBXへの移行が注目されています。クラウドPBXは、インターネット環境さえあれば、オフィスにいなくても、スマートフォンやPCをビジネスフォンとして利用できるため、柔軟な働き方を支援します。本セクションでは、テレワーク環境下でクラウドPBXをどのように活用できるのか、具体的な機能とメリットを掘り下げていきます。

外出先からの内線電話

クラウドPBXの最も基本的な活用法の一つに、外出先からでもオフィスと同様の内線通話が可能になる点が挙げられます。専用のスマートフォンアプリやPC用ソフトフォンを導入することで、従業員はどこにいても、社内メンバーに対しては内線番号で、社外の顧客や取引先に対しては会社の代表番号で発着信できるようになります。これにより、オフィスにいるのと変わらないコミュニケーションが実現し、テレワークや外出先からの業務効率を大幅に向上させることができます。

電話転送機能の活用

クラウドPBXは、着信した電話を様々な条件で転送する機能も強力です。例えば、特定の担当者が不在の場合には、自動的に別の担当者や内線番号へ転送したり、外出中の社員の携帯電話へ転送したりすることが可能です。さらに、曜日や時間帯によって転送先を変更する設定もできるため、顧客からの電話を24時間体制で受け付け、担当者が不在による機会損失を防ぐことができます。これにより、顧客満足度の向上に直結します。

どこでも受電

クラウドPBXでは、着信を複数のデバイスに同時に通知させることが可能です。PC上のソフトフォン、スマートフォンアプリ、さらにはタブレットなど、利用者が常に携帯しているデバイスで着信を受けられるため、電話を取り逃すリスクを最小限に抑えられます。また、特定の担当者だけでなく、チーム全体で着信を共有し、誰でも対応できるような設定も容易です。これにより、担当者不在時でも、他のメンバーが迅速に顧客対応を引き継ぐことができ、ビジネスチャンスを逃しません。

ビジネスフォン リース切れに関するFAQ

ビジネスフォンのリース契約期間が満了に近づくと、多くの企業が更新、買い替え、あるいは新たな電話システムへの移行を検討する時期を迎えます。通信費の見直しやテレワーク導入といった現代のビジネスニーズに対応するため、現行のシステムに不満を感じている場合も少なくありません。本セクションでは、リース切れを機に多く寄せられる疑問について解説します。

Q: 再リースとクラウドPBX、どちらがお得？

ビジネスフォンのリース契約満了が近づくと、「再リース」を選択肢として検討される企業は少なくありません。再リースは、初期投資を抑えつつ現在のシステムをそのまま継続できるため、一時的な出費を避けたい場合に有効です。しかし、一般的に再リースは1年契約となり、リース期間中のような最新機能の追加や柔軟なシステム変更は期待できません。また、リース期間が終了するたびに再リースを繰り返す場合、総支払額が当初の購入価格を上回る可能性も指摘されています。 一方、クラウドPBXは、初期費用がかかる場合もありますが、月額利用料が中心となり、長期的に見ればコストメリットが大きいケースが多くあります。インターネット環境があればどこでも利用できるため、テレワークとの親和性も高く、機能のアップデートも容易です。初期投資を抑えたいというニーズは理解できますが、将来的な拡張性、機能性、そしてトータルコストを比較検討することで、ビジネスの成長に合わせた最適な選択が見えてくるでしょう。

Q: クラウドPBXの導入は難しい？

「クラウドPBXの導入は専門知識が必要で難しいのでは？」と懸念される方もいらっしゃるかもしれませんが、ご安心ください。近年のクラウドPBXサービスは、導入のハードルを大幅に下げています。多くのサービスプロバイダーは、専門知識がない担当者でもスムーズに導入・設定できるよう、手厚いサポート体制を整えています。 基本的なインターネット環境が整っていれば、複雑な配線工事や専門的な機器の設置は不要です。多くの場合、Webブラウザを通じて管理画面にアクセスし、直感的な操作で設定を進めることができます。もし不明な点があっても、プロバイダーのサポート窓口に問い合わせれば、親切なアドバイスやサポートを受けることが可能です。これにより、ITリテラシーが高くない企業でも、最新の電話システムを比較的容易に導入できます。

Q: セキュリティは大丈夫？

ビジネスフォンをクラウド化するにあたり、セキュリティ面への懸念は当然のことでしょう。しかし、信頼できるクラウドPBXサービスプロバイダーは、顧客のデータを保護するために、多層的かつ高度なセキュリティ対策を講じています。 通信はSSL/TLSなどの技術を用いて暗号化され、第三者による盗聴や改ざんを防ぎます。また、不正アクセスを検知・遮断するためのファイアウォールや侵入検知システム（IDS）、侵入防止システム（IPS）などが導入されています。 さらに、サービスを提供するデータセンター自体も、物理的な入退室管理、監視カメラ、厳重なアクセス制限といった強固なセキュリティ対策が施されています。これらの対策により、オンプレミスの電話システムと同等、あるいはそれ以上のセキュリティレベルを確保しているサービスも多く存在します。

Q: 導入後のサポートは？

クラウドPBXを導入した後も、ビジネスの変化に合わせて設定を変更したり、新しい機能を追加したりする必要が出てくることがあります。また、予期せぬトラブルが発生した場合の迅速な対応も重要です。 多くのクラウドPBXサービスプロバイダーは、導入後のサポート体制を充実させています。具体的には、担当者の異動に伴う内線番号の変更、部署の新設によるグループ機能の追加、あるいは通話機能に関する設定変更など、運用上発生する様々なニーズに対応してくれます。 さらに、万が一システムに問題が発生した際には、専門のサポートチームが迅速に原因を特定し、解決策を提供します。導入後のサポート体制は、サービスを選定する上で非常に重要な要素です。長期的に安心して利用するためにも、どのようなサポートが提供されているのか、事前に確認しておくことを強くお勧めします。

まとめ：ビジネスフォンのリース切れを機に、最適な電話システムを！

ビジネスフォンのリース契約満了は、現在のシステムを見直し、将来のビジネスに最適な電話環境を構築する絶好の機会です。

多くの企業では、リース期間の満了が近づくと、現行システムをそのまま更新するか、新たなシステムへ移行するかを検討します。このタイミングは、単に電話機を新しくするだけでなく、通信費の削減、テレワークへの対応強化、あるいは古くなった機器の機能不全や保守体制への不満を解消するチャンスでもあります。

リース契約を延長する「再リース」という選択肢もありますが、これは多くの場合、1年ごとの短期契約となり、最新の機能やコスト効率の面で最適とは限りません。この機会に、自社のビジネスニーズを改めて評価し、コストパフォーマンスに優れ、かつ柔軟な働き方を支援する最新の電話システムへの移行を検討することが、将来的な競争力強化につながるでしょう。