「会社の電話環境を刷新したいけど、クラウドPBXって実際どうなの？」

「メリットばかり聞くけど、デメリットや導入で失敗するケースはないの？」

ビジネスフォンの老朽化や高額なコスト、テレワークへの対応など、企業の電話に関する課題は尽きません。その解決策として注目されるクラウドPBXですが、導入を成功させるには、メリットだけでなくデメリットと、その「解決策」までを正しく理解しておく必要があります。

この記事では、クラウドPBX「Dream Cloud PBX」などを提供する株式会社ドリームソリューションが、専門家の視点から、7つのメリットと4つの主要なデメリット、そしてデメリットを解消するための具体的な解決策を徹底解説します。さらに、失敗しないための簡単な3ステップの選び方もご紹介。

クラウドPBXとは？（従来のビジネスフォンとの違い）

クラウドPBX（Private Branch Exchange）とは、これまでオフィス内に設置していた「主装置（PBX）」の機能を、インターネット上（クラウド）で提供する最新のビジネスフォンシステムです。

インターネット環境さえあれば、社員個人のスマートフォンやPCを使って、場所を問わずに会社の代表番号での発着信や、社員同士の無料の内線通話が可能になります。

従来のビジネスフォンとの違いは、この「主装置」がオフィスに物理的にあるか、クラウド上にあるか、という点に集約されます。

項目	従来のビジネスフォン	クラウドPBX
PBXの設置	自社内に設置（物理的な機器）	クラウド上（物理的な機器は不要）
導入費用	高い（機器購入、設置工事費）	安い（初期設定費のみの場合が多い）
運用・保守	専門業者による保守契約が必要	サービス提供事業者が実施（月額料金に込）
柔軟性	設置場所に限定される	インターネットがあればどこでも利用可能
テレワーク	難しい（高額な追加機器が必要）	標準で容易に対応可能

クラウドPBXを導入する7つのメリット

クラウドPBXの導入は、企業に多くのメリットをもたらします。ここでは、メリットを3つのカテゴリに分けてご紹介します。

業務効率化に関するメリット

1. 外出先や自宅でも会社番号で受発信できる 社員のスマートフォンやPCに専用アプリを入れるだけで、どこにいても会社の代表番号で電話をかけたり、受けたりできます 。これにより、担当者不在による折り返し対応の手間が削減され、顧客を待たせることなくスムーズなコミュニケーションが可能です。
2. 離れた拠点間や社員同士の内線通話が無料 本社と支社、あるいは海外拠点やテレワーク中の社員間など、物理的に離れた場所にいる従業員同士の内線通話がすべて無料になります 。拠点間の通話が多い企業ほど、通信コストの削減効果は絶大です。
3. ビジネスフォン以上の便利な機能が使える 通話録音や自動音声案内（IVR）といった基本的な機能はもちろん、クラウドならではの豊富な機能を活用できます。例えば、管理者がオペレーターの通話をリアルタイムで聞き、お客様には聞こえないように小声でアドバイスできる「モニタリング・ウィスパリング機能」や、複数の発信番号を業務に応じて使い分ける「代替発信機能」など、応対品質と業務効率を向上させる機能が利用可能です 。

コスト削減に関するメリット

4. 導入時の初期費用を大幅に削減できる 従来は数十万〜数百万円かかっていた高価な主装置（PBX）の購入や、大掛かりな配線工事が一切不要です 。これにより、導入時の初期費用を劇的に抑えることができます。
5. 通話料や運用コストを削減できる 前述の内線通話の無料化に加え、従来のビジネスフォンで発生していた「会社への着信を社員の携帯へ転送する際の通話料（転送コスト）」も不要になります。また、株式会社ドリームソリューションの「Dream Cloud PBX」では、お客様の利用目的に合わせた最適な電話料金プランをご提案することで、通信コスト自体の削減も支援します 。

その他（柔軟性・BCP）のメリット

6. 増設・移設やレイアウト変更が簡単 従業員の増減に伴う電話機の追加や削減、各種設定変更が、Web上の管理画面から即座に、追加費用なしで反映できます 。オフィスの移転やレイアウト変更の際も、業者による配線工事は不要で、事業の変化に柔軟かつ迅速に対応できます。サービスによっては、最短5営業日でのスピード導入も可能です 。
7. 災害や緊急時に備えるBCP対策に有効 地震やパンデミックなどでオフィスに出社できなくなっても、インターネット環境さえあれば、従業員は自宅など安全な場所から電話業務を継続できます。これは、事業継続計画（BCP）の観点から非常に大きなメリットです。

【最重要】クラウドPBXの4つのデメリットと“解決策”

多くのメリットがある一方、クラウドPBXには注意すべきデメリットも存在します。しかし、これらは事前に対策を知っておけば、ほとんどが解消できる問題です。

デメリット1：通信環境によって音質が低下する

クラウドPBXはインターネット回線を使うため、ネット環境が不安定だと音質が悪化したり、通話が途切れたりする可能性があります 。

解決策：品質の高いサービスを選び、安定したネット回線を準備する

この問題を避けるには、2つの対策が有効です。まず、総務省の品質基準で最高ランクの「クラスA」（固定電話と同等の品質）を取得しているような、品質に定評があるサービスを選びましょう。次に、社内のインターネット環境を見直し、安定した光回線を導入することが重要です。無線環境でも利用可能ですが、有線環境が推奨されます 。

デメリット2：サービスによっては電話番号が引き継げない

現在の会社の電話番号をそのまま使いたい、というのは当然の要望です。しかし、契約状況やクラウドPBXのサービスタイプによっては、番号の引き継ぎ（番号ポータビリティ）ができない場合があります。

解決策：事前に自社の番号が引き継ぎ可能かベンダーに確認する

「Webサイトに可能と書いてあった」というレベルではなく、自社の現在の電話契約の状況を伝えた上で、「間違いなく引き継げるか」を導入前にベンダーに明確に確認しましょう。例えば「Dream Cloud PBX」では、0120番号の引き継ぎは可能ですが、市外局番（03番号など）は基本的に新規発行となります 。このようにサービスごとに規定が異なるため、事前の確認が不可欠です。

デメリット3：月々のランニングコストがかかる

従来のビジネスフォンは一度購入すれば機器代はかかりませんが、クラウドPBXは月額制のサービスのため、毎月ランニングコストが発生し続けます。

解決策：複数の料金体系を比較し、自社の利用規模に合ったプランを選ぶ

アカウント数（ID数）に応じたシンプルな料金体系のサービスもあれば、基本料金とオプション料金が別々のサービスもあります。自社の従業員数や必要な機能を考慮し、2～3社のサービスでトータルコストを見積もり、最もコストパフォーマンスが良いサービスを選びましょう。機器の維持費や保守費用が不要になる点を考慮すれば、多くの場合トータルコストは従来より安くなります。

デメリット4：セキュリティ面に不安がある

インターネットを利用する以上、不正アクセスや情報漏洩のリスクはゼロではありません。

解決策：セキュリティ対策が万全なサービスを選び、社内ルールを徹底する

ベンダー側の対策として、通信の暗号化やIPアドレスによるアクセス制限、そして「Dream Cloud PBX」が提供するような詳細な「発着信履歴の管理・検索機能」などを備えているか確認しましょう 。加えて、利用者側でも、パスワードの厳重な管理や、公共Wi-Fiでの利用を避けるといった社内ルールを徹底することが重要です。

【3ステップで簡単】失敗しないクラウドPBXの選び方

数あるサービスの中から、自社に最適なクラウドPBXを失敗せずに選ぶための、簡単な3ステップをご紹介します。

ステップ1：自社の「必須要件」を洗い出す

まず、機能や料金を比較する前に、「自社が電話環境に何を求めているのか」を明確にします。

• 機能面： 今使っている機能で絶対に必要なものは？（例：通話録音、IVR、モニタリング機能など ） 新しく使いたい機能は？
• 番号引継ぎ： 今の会社の代表番号は、絶対に引き継ぐ必要があるか？
• 利用規模： 何人で利用するのか？ 将来的に増える予定はあるか？
• 利用場所： オフィス内がメインか？ テレワークや外出先での利用がメインか？

これらの要件をリストアップすることで、比較検討する際のブレない「軸」ができます。

ステップ2：複数のサービスで「トータルコスト」を見積もる

ステップ1で洗い出した要件を基に、2～3社のサービスに見積もりを依頼します。その際、初期費用や月額料金だけでなく、オプション料金や通話料も含めた「年間のトータルコスト」で比較することが重要です。ホームページ上の料金だけでなく、必ず正式な見積もりを取り寄せましょう。

ステップ3：必ず「無料トライアル」で音質や使用感を試す

スペックや料金に納得できても、最後の契約の前に、必ず無料トライアルを申し込みましょう。実際に使ってみなければ分からないことは多くあります。

• 音質の確認： 自社のオフィス環境で、本当にクリアに通話できるか。
• 操作感の確認： スマートフォンアプリや管理画面は、直感的に使えるか。
• サポート体制の確認： トライアル中に不明点を質問し、サポートの対応品質を確認する。

これらのステップを踏むことで、導入後の「こんなはずじゃなかった」という失敗を確実に防ぐことができます。

クラウドPBXの中小企業向け活用法｜メリット・費用・選び方を徹底解説

まとめ

クラウドPBXは、従来のビジネスフォンが抱える課題を解決し、企業の成長を後押しする可能性を秘めた革新的なシステムです。

この記事では、クラウドPBXのメリットだけでなく、デメリットと、それを乗り越えるための具体的な「解決策」を詳しく解説しました。

• クラウドPBXは、コスト削減と柔軟な働き方を実現する大きなメリットがある。
• 音質やセキュリティといったデメリットは、事前の対策と正しいサービス選びで解消できる。
• 失敗しないためには、「必須要件の洗い出し」→「コスト比較」→「無料トライアル」の3ステップが重要。

これらの点を踏まえ、自社のニーズに合ったサービスを選ぶことが、導入成功の鍵です。

本記事で解説したような豊富な機能と柔軟性を備えたクラウドPBXにご興味をお持ちでしたら、ぜひ一度、弊社の「Dream Cloud PBX」をご検討ください 。お客様の課題解決に向けて、専門スタッフが最適なプランをご提案します。