2018/02/28
IP電話サービス
企業の成長に伴うコストにどのように向き合うか
企業は、成長の過程で数々の課題に直面します。しかし、それを解決していかなければさらなる成長はありません。
今回は、企業の成長の過程における様々なコストについてお話します。
成長に多くの痛みがともなうことは、経営者なら誰もが知っていること。
先回りしてシミュレーションし、できるだけ問題に備えておきましょう。
成長にともなうコストには、「人材に関するコスト」や「設備投資のコスト」などがあります。
【人材に関するコスト】
■新たな人材獲得のためのコスト
成長している事業の拡大を考えたとき、多くの場合は新たな人材が必要となります。
即戦力となる中途採用の人材の確保は、特に重要です。
より優秀な人材に来てもらうため、給与水準を見直すこともあります。
また、求人誌や転職サイトなどの活用も必要になるため、その費用も考えなければいけません。
このように、人を雇うためには様々なコストが発生するので、それらを想定した予算組みが必要となります。
■組織改編に伴うコスト
さらに、特定の事業を拡大したり新規事業を立ち上げるためには、組織の改編が必要となることもあります。
それには、改編する対象部署だけでなく、経営陣や管理部門の人的リソースがかかってくることも忘れてはいけません。
【企業の成長に、絶対に必要な設備投資】
また、成長期の企業に必要となってくるのが設備投資です。
新規事業の立ち上げや組織改編にあたって、オフィスのレイアウトを変えたり、新しい機材を導入したりする必要性が出てきます。オフィスを移転することもありますね。
■通信関連、特に電話回線で気をつけること
そして、どんな業界・業態でも、ほぼすべての企業に関わってくるのが通信関連です。
電話はもちろんのこと、インターネットも社内外とのやり取りに欠かせないもの。そのために必要な電話機やパソコン、各種回線や契約プランなども、企業の成長にともなって見直す必要があります。
■電話回線で考慮すべきこと
電話回線では、例えば以下のような点に考慮して計画をします。
- 電話番号はいくつ必要か？
代表電話番号やFAX番号、部署専用番号や0120の問い合わせ番号など - 電話の端末はいくつ必要か？
簡易的に家庭用電話機にするか、ビジネスフォンを導入するか - 同時に通話できる人数は何人にするか？
「同時に」というのがポイントです。例えば、常にテレアポをしていたり頻繁に問い合わせがある場合は、人数分の回線を確保が必要です。
一般的な企業であれば同時に電話を利用することは少ないので、必ずしも端末数分の回線を用意しなければならないということはありません。
まずは上記をベースに見直すことになりますが、「今の時点でどこまで拡張性を考慮するか？」という点も重要になります。
【回線は将来的な拡張性を考えよう】
■極端なスモールスタートには危険もある
簡易的な家庭用電話機の利用であれば、1台単位で増やすことが可能です。
しかし、ビジネスフォンを利用する場合、
- 電話機の数
- 電話の回線数
などは、機器の仕様によって最大数が決まっています。
そのため、必要最小限でスタートすると、後になって増設する際に余計なコストがかかってしまう可能性も出てきます。
拡張しても10名程度なのか、それとも将来的に50名、100名と増える可能性があるのか。そういった点を判断基準に将来的な拡張に備えておけば、増席するときに最適なコストで拡張ができます。
■将来的なレイアウト変更も想定しよう
ビジネスフォン導入の際は、電話機の設置場所や配線経路を確定させる必要があります。
多少のレイアウト変更であれば、線を繋げたまま電話機を移動させればいいのですが、大幅なレイアウト変更になった場合は全面的に配線をしなおすことになります。
その際には専門の業者へ依頼することになるため、その費用が発生します。
なので、拡張時に既存の配線を活用できるようなレイアウト設計にしておくと、拡張時の作業が少なく済むためコストを安く抑えることができます。
オフィスレイアウトを考えるときには、必ずこうしたことを考慮に入れましょう。
【じわじわと人気が高まるIP電話など】
■インターネット回線を利用するのでレイアウト変更が楽！
まだまだ主流ではありませんが、IP電話やIP-PBXを用いてオフィスの電話環境を構築するのもひとつの方法です。
この場合、電話端末はLANケーブルで接続すればいいだけなので、通常の電話線よりもレイアウト変更は簡単です。
また、スマートフォンと連携させることもできるので、
- 小規模でのビジネスフォンのご利用
- 外出するスタッフが多いため、外でも利用したい
- スタッフの入れ替わりが激しい
というような場合には、結果的にコストを抑えることにもつながります。
ただし、IP電話はインターネット環境に依存するので、通常の電話と比べると障害が起こりやすく、その点のリスクヘッジは考える必要があります。
通話に障害が起きてはならない番号は固定電話、その他はIP電話を利用するなど、併用する方法も良いかと思います。
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【通信費のシミュレーションは必ずしよう！】
また、事業を拡大する際に侮れないのが通信費です。
■企業・商品のPRに必要な「電話営業」
企業が成長するためには、様々な形での告知が必要となります。そのために
- チラシ・フライヤーを配布する
- ホームページを作成する
など様々な方法がありますが、告知の手段としてやはり有力なのが「電話営業」です。
■電話営業で電話代が大きな負担に
これまであまり電話営業をしてこなかった方の中には、電話の台数を増やし、人員を配置して営業電話を行ったところ、「届いた請求書の額を見てびっくりした」という方もいました。
現状の一般的な電話料金体系は「3分8円」です。これはつまり、1コールあたり最低8円はかかります、という意味でもあります。
■料金体系を見直してコストが激減することも
企業間の電話、特に電話営業であれば3分も話すことは非常にまれです。
しかし、10秒程度で終話しても3分の料金を払わなければいけないプランは、電話営業には不向きです。
そこで、「秒課金」という営業電話に向いたプランを導入することで、劇的なコストの削減が見込めます。
■秒単位の課金「コンサル秒課金」のメリット
「秒課金」プランのメリットは一般的な「3分につき何円」という料金体系とは異なり、「1秒につき何銭」という単位で課金されるという点です。
ですので、通話時間が非常に短いテレアポや営業電話をされている企業にとっては、最適なサービスとなります。
通信料は、普段あまり意識していない会社が多いです。
だからこそ、企業が成長するフェーズで事前にシミュレーションし、どのようなプランが存在するかどうすれば抑えることができるかなどを想定した上で、予算を組むことが重要となります。
▼秒課金サービスを導入されたお客様の事例です
法人・企業のお客様導入事例 | お役立ちコラム
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