テレアポリストの作り方と効率的に架電するための3つのポイント - 株式会社ドリームソリューション

株式会社 ドリームソリューション

2023/12/19

通信料削減・秒課金サービス

テレアポリストの作り方と効率的に架電するための3つのポイント

テレアポは新規顧客を開拓するのに効果的な営業手法ですが、1件当たりの商談化率は決して高くなく、架電数を多くこなさなければなりません。

効率的な架電を実現させるためには、テレアポリストが必要となります。

しかし、「テレアポリストってどうやって用意すればいいの?」とお悩みの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

テレアポリストは見込み顧客の情報を集めて、Excelなどで表にまとめるように作っていきます。

企業情報は自社が持つ顧客情報を元にしたり、ネットや四季報の情報からまとめたりといった方法が一般的です。また、テレアポリストの販売業者から購入するという選択肢もあります。

ただ、テレアポリストは数多く架電して効率的なアポ獲得の実現を目的としたツールなので、見やすさや情報の網羅性なども意識して作る必要があります。

この記事では、テレアポリストの作り方についてまとめたうえで、効率的にアポを獲得できるテレアポリストの特徴などについてまとめています。

本記事を読めば、効率よく優れたテレアポリストが作成できるようになり、今より成果を出せるようになります。

テレアポリストの作り方

テレアポリストの作り方についてまとめています。手順自体は単純で、以下の2ステップで作れます。

1.リストアップする

まず、テレアポリストに掲載する情報を収集し、リストアップします。

リストアップする数は、1週間(5営業日)分、最低でも240件程度は用意して一気に架電していけるよう準備してください。

1架電5分のテレアポを1日4時間行うと想定した場合、1日の架電数は48件程度であり、日々リストアップするのは大変手間がかかるからです。

また、テレアポは、100件かけて1件取れるか取れないかの割合であり、スピーディーに効率よく架電していく必要があるからです。

そのためにもリストアップは大量にしておくと良いです。

なお、一人ではなく複数で行う場合、その人数分だけはまとめてリスト化します。

例えば、5人のチームで1週間で一気にテレアポをするなら、最低でも1,000件は必要です。

2.表にまとめる

リストの元となるデータが集まったら、一覧表にまとめます。

項目として最低限必要なのは、以下です。

  • 正式な企業名
  • 電話番号
  • 所在地
  • ホームページのURL
  • 過去の架電記録(クレームなど)

ここでのコツは、業種ごとにまとめておくことです。

リストの中で異なる業種がランダムに載っていると、トーク内容を変える必要があるため時間もかかり、効率が悪くなってしまいます。

同じ業種をまとめておき、テンポよく架電できるよう調整してください。

一覧表は、ExcelやGoogleスプレッドシートなどの表計算ソフトを使うのが一般的です。

また、予算がある場合、PC上で効率的にリスト作成ができる、リスト作成ツールを使う方法や外注するという方法もあります。

テレアポリストの企業情報の集め方

新規で見込みとなりそうな企業をリスト化する方法としては、以下が挙げられます。

  • セミナー参加時などで入手した名刺を確認する
  • IPアドレスを確認する
  • インターネット検索でポータルサイトや採用ページから入手する
  • 四季報や業界誌などの紙媒体を用いる
  • SNSを活用する
  • Googleアラートを利用する
  • リストを購入する

特に1〜3の手法は確度が高い企業情報が集まりやすいので、優先的にリストアップするようにしてください。

1.セミナー参加時などで入手した名刺を確認する

過去のセミナーや展示会、イベントなどで交換した名刺を確認してリスト化することができます。

過去に自社と何らかの接点がある企業であれば、自社のことを少しは知ってくれているため、比較的アポに繋げやすくなります。

さらに可能であれば、社長や部署外の社内の関係者が保有している名刺からも情報収集すると良いです。

2.IPアドレスを確認する

自社サイトにアクセスのあったIPアドレスから、アクセス元の企業名を確認することもできます。

サイトに来訪している企業は、自社に興味がある有望な見込み客であり、アポも取りやすくなります。

ただし、競合他社や取引先なども含まれている場合があるので、それらはリストから省くようにしてください。

IPアドレスを特定するためには、IPアドレスを管理している団体のサイトで調べるか、IPアドレスの逆引きが可能な分析ツールの利用が必要です。

3.インターネット検索でポータルサイトや採用ページから入手する

インターネット検索を行って、ターゲットとなる企業が数多く掲載されているポータルサイトや採用サイトから情報を入手する方法もあります。

具体的には、ポータルサイト上に企業の一覧リストが掲載されている場合が多いので、そこから競合他社と関連している企業や、競合商材の導入事例に掲載されている企業などをピックアップできます。

業種や会社規模、地域などが明確な場合には「iタウンページ」を利用すれば、効率的にリストすることもできます。

またWebページのデータを自動的に収集できる「Webクローラーツール」を活用する手もあります。

4.四季報や業界誌などの紙媒体から入手する

東洋経済新報社の「会社四季報」や業界誌などの紙媒体を購入し、そこから情報を入手する方法もあります。

「会社四季報」には企業の基本情報が掲載されているほか、「役員四季報」であれば、企業の執行役員が記載されているためキーパーソンを特定できます。

業界誌や、その業界のWeb媒体からも必要な情報を入手可能です。

5.SNSを活用する

Facebook、Twitter、Linkedinなど、企業の公式SNSから情報を収集するのも有効です。

SNSの場合、フォロワーとどのようなコメントのやりとりを行っているのかや、イベントや採用活動の告知などを通して、その企業の雰囲気をつかむことができます。

自社の商品やサービスに興味を持ってくれそうか判断する有力な手立てとなるので、確認してみると良いです。

6.Googleアラートを利用する

Googleアカウントを持っている場合、Googleアラートを利用するのもおすすめです。

Googleアラートは、インターネット上でキーワードに一致する検索結果が見つかるたびに、メールやRSSで通知してくれる機能です。

例えば、RPAツールを取り扱う企業が、製造業を営む企業をメインターゲットにテレアポしていきたい場合は、「製造業」「RPA」といったキーワードを設定しておきます。

業界の最新動向を効率的に把握しやすくなるので、企業情報のブラッシュアップができます。

7.リストを購入する

テレアポリストを一から作成するのは多くの工数がかかるので、企業リストの販売業者から完成されたリストを購入する方法も検討してみてください。

コストはかかりますが、自社で作成する手間を省いてまとめて大量のリストを入手できるため、社員の負担を大きく削減できるので、結果的に費用対効果が高い場合も少なくありません。

ただし、購入したリストは必ずしもターゲット企業ばかりではなく、中にはターゲット外の企業が含まれることもあります。

代表的なところでは、「帝国データバンク」や「東京商工リサーチ」の企業データベースが挙げられます。

販売業者が取り扱うテレアポリストは大きく「法人リスト」「個人リスト」の2つに分けることができます。

法人リストは公式ホームページなどに掲載されている情報をまとめた内容なので誰でも可能で、利用用途にも制限がありません。一方個人リストの場合は誰でも閲覧できるとは限らない情報も多く、すべて自由に利用できるわけではありません。

そのため、販売業者に違法性がないかを確認したうえでサービスを利用しましょう。個人情報保護法に則って販売しているかの確認が必要です。業者を選ぶ際は「ホームページ内で違法性がないか開示しているか」を確認しましょう。

アポ獲得で重要なのは「優れたリストの作成・提供」

テレアポの成果は、テレアポリストの良し悪しによって大きく変わります。

テレアポでは1日に何十件も電話をかけるので、効率良く架電する必要があるからです。

適当に作ったテレアポリストで電話をかけると、自社商品やサービスに全く関心のない企業に電話をかけてしまったり、逐一調べながら架電しなければならなかったりなど、無駄な時間がかかります。

その点、しっかりと事前準備された精度の高いリストであれば、自社の商品やサービスに興味のある企業に電話をかけることができ、架電にかける時間を抑えられ、アポ獲得率が上がる可能性が高まります。

「断られるのが当たり前」と捉えて架電数を増やすことは大切ですが、限られた時間で効率良く架電してアポ獲得率を上げるために、リストの内容をしっかりと事前に精査しておくことが重要です。

効率的に架電できるテレアポリストの3つの特徴

テレアポリストは、ただ単純に量を集めれば良いのではなく、まずは事前に自社サービスへの親和性が高い顧客を精査し、整理して作成することが大切です。

アポが取りやすくなる優れたテレアポリストには、以下のような条件があります。

見やすく、管理しやすくなっている

自社商品・サービスとの親和性が高い顧客が中心になっている

情報が網羅されていて、分析と改善がしやすくなっている

見やすく、管理しやすくなっている

まず、優れたテレアポリストは、見やすく管理しやすいのが特徴です。

限られた時間内で効率よく架電するため、リストを見てすぐに、企業名や担当部署名、電話番号など、必要な情報が一覧表でまとめられています。

また、担当者の誰もが加筆修正できたり、それらの履歴がわかるように記載できたりなど管理もしやすい作りになっています。

具体的には、ExcelやGoogleスプレッドシートといった表計算ソフトを活用して一覧表にするのがおすすめです。

自社商品・サービスとの親和性が高い顧客が中心になっている

もう一つの特徴として、優れたテレアポリストは、自社商品・サービスとの親和性が高い顧客が中心になっている点です。

自社商品やサービスに興味や関心が薄い企業に架電しても、当然ながらアポにはつながりにくいからです。

具体的には、正しいターゲティングを行い、戦略を立案することが必要です。

過去の実績や、接触があった企業情報を整理し、自社サービスと親和性のある企業を選定しましょう。ホームページへの来訪履歴などもヒントになるので、リストアップしておくことおすすめします。

情報が網羅されていて、分析と改善がしやすくなっている

優れたテレアポリストは、情報が網羅されていて分析と改善がしやすくなっていることも特徴です。

企業名・部署名・電話番号が記載されているだけでは、アプローチするための情報が不足していて、テレアポ前に逐一調べる手間が生じます。業種や売上、企業規模などが入っていなければ、闇雲に架電し続けるだけになりかねません。

テレアポリストを作成する際は、企業名・部署名・電話番号などの基本項目だけでなく、業種や売上などの情報を網羅してください。

成果が出やすいテレアポリスト作成の8つのポイント

アポが取りやすいテレアポリストを作る際に8つのポイントがあります。

ポイントは、「リスト作成時に意識すべきポイント」と「作成後に実施すべきポイント」に分かれます。

▽リスト作成時に意識すべきポイント

1.自社のターゲット像を明確にする

2.経営状態が良い企業を中心にリストアップする

3.アポ取りに必要な情報を網羅する

4.1枚にまとめる

5.細かいセグメントができるようにする

6.結果の集計ができるようにする

▽テレアポ作成後に実施すべきこと

7. 常に最新の情報に更新する

8.メンバー間で共有可能にする

1.自社のターゲット像を明確にする

テレアポリストを作成する際、自社が売り込むべきターゲットを明確にしておくことが重要です。

無作為に抽出したリストを元に闇雲に架電しても、アポ化率は高まりません。自社商品・サービスへのニーズが高いと想定されるターゲットを優先的に架電していくのが望ましいです。

ターゲットを明確にするためには、3C分析を行い、自社商品やサービスは「どんな業界のどのような人」に対して「どんなメリットを提供できるのか」を分析します。

  • Customer(顧客・市場):業界、課題、市場規模など
  • Competitor(競合他社):特徴、優位性、利用者、戦略
  • Company(自社):特徴、優位性、利用者、戦略

加えて、景気変動や流行など、政治や経済面を含めたマクロ環境の分析も行います。

具体的には「PEST分析」という手法を活用すれば、社会的な動向を網羅的に洗い出せます。

【PEST分析】

  • Politics/Political(政治面):ビジネスを規制する法律、政治動向など
  • Economics/Economics(経済面):経済水準、所得変化など
  • Society/Social/Cultural(社会/文化/ライフスタイル面):人口動態、価値観、流行など
  • Technology/Technological(技術面):ビジネスに影響を与える技術の動向

これらを踏まえ、どの業界のどういった顧客が自社とマッチするのか戦略を立てます。

さらに、業界や企業だけではなく、キーパーソンの想定まで落とし込んだ仮説を立てることで、よりアポの成功率を高めることができます。

2.経営状態が良い企業を中心にリストアップする

リストに入れる確度の高い企業は、経営状態が良いことが必須条件です。

経営状態が良くなければ、商品やサービスの導入といった新しい取り組みに興味を持つ可能性は低く、アポを取ること自体の難易度も上がります。

経営状態を正確に把握するには「四季報」ですが、対象企業のホームページに公開されている決算情報、SNSなどで活発に情報発信されているかを確認するだけでも、企業の内情を把握できます。

ただし、中には経営状況が良くなくても自社サービスを導入することで改善が提案できる場合もあるので、優先度をつけてリスト化するのが賢明です。

3.アポ取りに必要な情報を網羅する

テレアポではアポ取りに必要な情報を網羅しましょう。

架電の途中で不明な点が生じてしまうと逐一調べる手間が生じてしまいますので、その分スピードが落ちてしまいます。

担当者名や担当部署、連絡先、会社の基本情報業種などを調べてリストに記載しておくことで「考えなくて良い状態」にでき、すぐに架電しやすくなります。

以下は具体的な項目例です。

  • テレアポデータの取得日
  • 正式な企業名
  • 業種・業態
  • 企業情報(設立日、資本金、売上、社員数、拠点など)
  • 担当部署名
  • 担当者名
  • 連絡先(電話番号・メールアドレス)
  • 所在地
  • テレアポを行った日時
  • ホームページのURL
  • 過去の架電記録

4.1枚にまとめる

テレアポリストは複数シートにまたがったりせず一覧としてひとつにまとまっていることがポイントです。

リストが複数のシートにまたがってしまっていると、どのリストが最新なのかわからないですし、情報を更新する場合はシートの分だけ作業量が増えてしまいます。

また、複数のメンバーがテレアポをする際も情報の共有がしにくくなり、架電の重複が生じてしまうリスクもあります。

「テレアポリストは、1枚で見やすくまとめる」ことを徹底してください。

5.細かいセグメントができるようにする

テレアポリストの中で、業界や企業規模など、細かなセグメントに応じた詳細リストが作れるようにするのもポイントです。

具体的には、Excelやスプレッドシートのフィルター機能が使えるように設定します。

架電の際に「今日はこの業界」「未架電先はここ」など、優先順位もわかりやすくなるため、効率が良くなります。

6.結果の集計ができるようにする

テレアポリストは、架電数などの結果の集計ができるようにしておきましょう。

企業規模別や業界別などで、どれくらいの成果があったのか、分析や改善に生かすことができます。

結果が見える形にしておくと、モチベーションアップにもなります。

7.常に最新の情報に更新する

テレアポリストは、常に最新の情報に更新するようにしておくのが望ましいです

リストに記載されている企業名や売上情報が数年前の古いままだと、電話をかけた時に話が通じなかったり、すでに会社が倒産して電話がつながらないなど良いことがありません。

なお、最新の情報を保つために最低限更新したいのは、以下の2つです。

  • 企業情報
  • やりとりの記録

企業情報は、企業の所在地や担当者の役職や部署の変更がわかったら、すぐにリストを更新するようにします。

やりとりの記録は、架電日時や情報更新日時の明記を徹底することで、重複架電してしまうような人的ミスを防止できます。

また、より質の高い商談につながるやりとりがあった際も記録してください。

例えば、アポが取れた際に先方から「導入事例を知りたい」と希望があればその旨を記載しておくと、商談前の事前準備に役立ちます。

8.メンバー間で共有可能にする

8つ目のポイントは、テレアポリストをメンバー間で共有可能にすることです。

テレアポリストを個人で抱え込まず、メンバー間で共有可能にすれば作業の属人化や業務の停滞を防止できるためです。

なお、テレアポリストをそのままデータとして蓄積し、リアルタイムでアップデートしていくことで営業リストとしても活かすことができます。

例えば、Googleスプレッドシートのようなクラウドツールであれば、外出先からも情報にアクセスでき、時間が空いた瞬間に営業をかけ、すぐに商談するなどのスピーディな対応が期待できます。

営業担当者が商談直後にスマートフォンやタブレットから情報を更新し、それらを社内の別の担当者が新しい製品資料などの必要書類を整えておくといったことも可能です。

コールセンターシステムを活用してリストを管理する

リスト管理の属人化や記入間違いによる誤架電、リストへの再アプローチ漏れなどを防ぐためにコールセンターシステムを活用したリストを管理を検討するのも良いでしょう。

コールセンターシステムを活用し、リストや架電状況をメンバー間で共有することで、在宅勤務でも稼働状況をリアルタイムで確認できたり、営業リストがブラックボックス化を防ぐことができます。

テレアポリスト作成時の注意点

ここからはテレアポリスト作成する時に、意外と見落としがちな注意点を解説します。

  • データの重複や表記統一を避ける
  • 絶対アウトの架電先は排除する
  • リスト作成に時間をかけすぎないようにする
  • データの重複や表記ゆれを避ける

1つ目は、データの重複や表記ゆれを避けることです。重複してしまうと、架電の際に非効率なだけでなくかけた先にも迷惑がかかってしまいます。

例えば、同じ企業に関する情報が複数リストに入っている場合、担当者がバラバラに架電してしまう可能性がありますし、最新情報がどれかわからなくなってしまいます。

また、データの表記が英数字の半角・全角でばらつきがあったり、「株式会社」と入っている/入っていないなど、統一されていない場合も見落としがちです。

逐一どちらが正しいのか迷う無駄な時間が生じ、架電効率が下がってしまいます。

これらを防止するには、社内で表記統一ルールを作成し、作成した後には必ず重複や表記ゆれがないか最終チェックを行うようにしてください。

明らかにアポが取れない企業は排除する

明らかにアポが取れない企業は、あらかじめリストから排除しておくようにしてください。

絶対に取れない企業があるだけで、時間の無駄になるだけでなくクレームにつながる可能性もあります。

例えば以下に当てはまるものはリストに入れなくて良いです。

  • 既に失注している
  • 支店や事業所

既にアポは取れて商談に進んだものの、決裁者に断られて失注した先もNGです。

ただし、失注理由が「決算時期ではない」などタイミングによっては再度アプローチできる場合もあります。

失注理由もリストに記載していくようにすると良いです。

また、支店や事業所は決裁権がないことが多いので、本社を優先的に入れましょう。

リスト作成に時間をかけすぎないようにする

テレアポリストを作成することに、時間をかけすぎないようにすることも大切です。

リスト作りに時間をかけていると、その分電話をかける時間を削らなければならなくなってしまいます。

本来の目的は「アポを獲得する」ことであり、リストを作ることではありません。

本末転倒になってしまわないよう、可能な限り最小限の時間で作るよう意識してください。

まとめ

テレアポリストは、新規見込み顧客に電話でアプローチをかける際、効率的な架電をするために作成するリストのことです。

テレアポリストは、「企業情報をリストアップ」して、「表にまとめる」というシンプルなステップで作成できます。

企業情報をリストアップする際、1週間分まとめて用意しておきましょう。最低でも240県分ほど用意しておくのが良いでしょう。表にまとめる際には、企業名や電話番号、過去の架電記録などをまとめていきます。業種ごとにまとめておくと効率的に架電できるのでおすすめです。

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