「PBX」と「主装置」、オフィス電話システムを検討する際によく耳にする言葉ですが、両者の違いを明確に理解できていますか？「どちらを選べばいいのか分からない」「自社にはどちらが適しているのだろう？」とお悩みではありませんか？この記事では、PBXと主装置の基本的な役割から、それぞれのメリット・デメリット、種類、そして失敗しない選び方のポイントまで、中小企業の経営者や担当者の皆様が知りたい情報を網羅的に解説します。この記事を読めば、自社のビジネスに最適な電話システムを選定し、コミュニケーションの効率化とコスト削減を実現するための確かな知識が身につくはずです。

PBXと主装置の基本：オフィス電話システムの心臓部

オフィスにおける電話システムの中核を担うのが、PBXと主装置です。これらは、複数の電話機を効率的に利用するための「電話交換機」としての役割を果たします。内線通話や外線との接続、転送、保留といった基本的な電話業務をスムーズに行うためには、これらのシステムが不可欠です。

PBXとは？

PBX（Private Branch eXchange）は、大規模なオフィスや複数の拠点を持つ企業で利用される電話交換機システムを指します。社内の電話機同士を内線でつなぎ、さらに外線との接続を制御することで、効率的な電話コミュニケーションを実現します。主な機能としては、内線同士の通話、外線からかかってきた電話の内線への転送、保留、代表番号着信などがあり、大規模な組織の複雑な電話網を管理する上で中心的な役割を担います。

主装置とは？

主装置は、主に中小規模のオフィスで利用されるビジネスフォンの電話交換機システムです。基本的な機能はPBXと共通しており、オフィス内の複数のビジネスフォン端末を接続し、外線との接続を制御します。内線通話、外線転送、保留、留守番電話、ドアホン連携など、ビジネスフォンに必要な機能を一元的に管理します。PBXと比較すると、一般的に小規模なシステムを指すことが多いですが、その役割はオフィス電話システムにとって欠かせないものです。

PBXと主装置、何が違う？共通点と明確な違いを解説

PBXと主装置は、どちらも電話通信を制御する機器であり、外線と内線の接続、内線同士の接続、代表電話番号機能、転送機能、保留機能などを備えている点で共通しています。しかし、両者には規模と接続台数、機能性、システム構成、コスト、安定性において明確な違いがあります。

規模と接続台数

PBXは、数百台から数千台もの電話機を接続できる大規模なシステムに対応しています。そのため、大企業や複数拠点を展開する企業に適しています。一方、主装置は一般的に10台から80台程度の電話機接続に特化しており、中小規模のオフィスや店舗での利用が主なターゲットとなります。接続台数が多いほど、PBXの導入が現実的な選択肢となるでしょう。

機能性の違い

PBXは、主装置と比較してはるかに多機能です。特にIP-PBXやクラウドPBXでは、パソコンやスマートフォンを内線端末として利用できるほか、顧客情報と電話を連携させるCTI機能、IVR（自動音声応答）機能、複数拠点間の内線接続など、高度なビジネス連携機能を提供します。主装置も基本的なビジネス機能を備えていますが、これらの進んだ機能はPBXならではの特徴と言えます。

システム構成の違い

主装置は、一般的に「ビジネスフォン」と呼ばれる専用の電話機と組み合わせて使用されます。主装置が電話回線と電話機をつなぐハブのような役割を果たします。一方、PBXは単体で機能する大規模な装置から、IPネットワークを利用する「IP-PBX」、インターネット経由でサービスを利用する「クラウドPBX」まで、多様な形態があります。特にクラウドPBXは、物理的な装置をオフィスに設置する必要がない点が特徴です。

コストと導入・運用

導入コストは、一般的にPBXの方が主装置よりも高額になる傾向があります。特に従来型PBXは、機器本体の費用に加えて設置工事費も必要です。しかし、クラウドPBXは初期費用を抑えやすく、月額料金制で利用できるため、中小企業でも導入しやすい選択肢となっています。運用面では、主装置は比較的シンプルなため保守も容易ですが、PBXはシステムが複雑な分、専門的な知識が必要になる場合があります。

安定性と信頼性

企業の通信インフラとして、安定性は非常に重要です。PBXは、システムを二重化することで、片方の機器に障害が発生してももう一方で稼働を継続できる冗長性を持たせることが可能です。また、内蔵バッテリーの増設により、停電時にも一定時間稼働を続けられるように設計されている製品もあります。主装置も一定の安定性は確保されていますが、PBXの方がより高度なBCP（事業継続計画）対策に対応できるケースが多いと言えるでしょう。

知っておきたいPBXの種類と特徴

PBXには、主に従来型PBX（レガシーPBX）、IP-PBX、クラウドPBXの3種類があります。それぞれが異なる技術と利用形態を持ち、企業の規模やニーズに応じて選択肢となります。ここでは、それぞれのPBXが持つ特徴を詳しく見ていきましょう。

従来型PBX（レガシーPBX）

従来型PBX（レガシーPBX） 従来型PBXは、オフィス内に専用のハードウェア（本体装置）を設置して運用する、最も実績のあるタイプです。以前はアナログ回線やISDN回線を利用するのが一般的でしたが、2024年1月の「ISDN（ディジタル通信モード）終了」に伴い、現在は装置をオフィスに置きつつ、外線には「ひかり電話」などのIP網を活用する形が主流となっています。

このタイプは自社専用の強固なネットワークを構築できるため、通話品質が非常に安定しており、機密性の高い通信を求める企業に根強い支持があります。また、内蔵バッテリーを増設することで停電時でも一定時間の通話が可能になるなど、災害時の強み（BCP対策）も兼ね備えています。

一方で、物理的な機器の購入費や設置工事費が高額になりやすく、設定変更のたびに専門業者の訪問工事が必要になるなど、コストや柔軟性の面では課題があります。

IP-PBX

IP-PBXは、インターネットプロトコル（IP）ネットワークを利用して音声データをやり取りするPBXです。従来の電話回線ではなく、LANケーブルやWi-FiなどのIPネットワーク上で通話を行うため、コスト削減や機能拡張の柔軟性が高まります。

IP-PBXには、主にオフィス内に専用サーバーを設置する「オンプレミス型」と、既存のサーバーにPBXソフトウェアをインストールして利用する「ソフトウェア型」があります。インターネット回線を使用するため、オフィス外からでもPCやスマートフォンを内線として利用できる点が大きなメリットです。これにより、外出先や自宅からでもオフィス内と同様に電話対応が可能となり、業務効率の向上に貢献します。

クラウドPBX

クラウドPBXは、PBXの機能をインターネット上のクラウドサービスとして提供する形態です。物理的なPBX機器をオフィス内に設置する必要がなく、インターネット環境さえあれば、スマートフォンやパソコン、IP電話機などを内線として利用できます。

最大のメリットは、初期費用を大幅に抑えられる点です。機器の購入や設置工事が不要なため、導入コストを月額料金として支払うサブスクリプション形式が一般的です。また、回線数や機能の増減も管理画面から柔軟に行えるため、企業の成長や変化に合わせてスピーディーに対応できます。テレワークや多拠点展開、BCP（事業継続計画）対策にも強く、場所を選ばない柔軟な働き方を実現したい企業に最適なソリューションと言えるでしょう。ただし、インターネット回線の品質に依存するため、安定した回線環境の確保が重要です。

主装置の種類と選び方のポイント

主装置のクラス分類（S/M/Lクラスなど）

主装置は、対応できる電話機の台数や回線数に応じて、S、M、Lといったクラスに分類されるのが一般的です。このクラス分けはメーカーによって若干異なりますが、基本的には収容能力の目安となります。

クラス	接続台数の目安	特徴
Sクラス	数台〜10台程度	小規模オフィスや個人事業主向け。基本的な内線・外線機能に特化し、コストを抑えたい場合に適しています。
Mクラス	10台〜50台程度	中小企業に最も多く採用されるクラス。ある程度の内線数に対応し、部門間連携や多機能ビジネスフォンを活用したい場合に適しています。
Lクラス	50台〜数百台以上	大規模オフィスや複数拠点を持つ企業向け。多数の内線や外線、高度な機能を必要とする場合に選ばれます。拡張性が高く、将来的な増員にも対応しやすいのが特徴です。

自社の規模や将来的な拡張計画に合わせて、適切なクラスの主装置を選ぶことが重要です。

主装置選びで考慮すべきこと

主装置を選ぶ際には、以下の点を考慮することで、自社に最適なシステムを見つけることができます。

• 現在の従業員数と将来の増員計画 現在の従業員数だけでなく、今後数年間の増員計画も考慮し、余裕を持った接続台数に対応できる主装置を選びましょう。電話機の増設が必要になった際に、主装置自体を交換する手間とコストを避けることができます。
• 必要な回線数 同時に何本の外線通話が必要か、現在の電話利用状況を把握することが重要です。特に営業部門など、電話を頻繁に利用する部署がある場合は、余裕を持った回線数を確保することで、通話の機会損失を防げます。
• 利用したいビジネスフォンの機能 留守番電話、着信転送、グループ着信、パーク保留、ドアホン連携、ページング（一斉放送）など、業務に必要な機能をリストアップしましょう。主装置の機種によって対応できる機能が異なるため、事前に確認が必要です。
• 設置スペースと電源 主装置は物理的な機器であるため、設置スペースと安定した電源の確保が必要です。特にLクラスなどの大型主装置は、専用のラックや電源が必要になる場合もあります。

これらの点を総合的に検討し、自社の業務形態や将来の展望に合致する主装置を選ぶことが、効率的で快適な電話環境を構築する鍵となります。

あなたの会社に最適なPBX・主装置を選ぶための5つのステップ

PBXや主装置を選ぶ際には、現在の状況と将来の展望、必要な機能、コストなどを総合的に考慮することが重要です。このセクションでは、最適なシステムを選定するための具体的なステップを解説します。

ステップ1：現在の課題と将来のニーズを明確にする

まず、既存の電話システムに対する不満点や、業務上の課題を具体的に洗い出すことから始めましょう。「電話回線が足りない」「リモートワークに対応できない」「顧客対応の履歴を残したい」など、具体的な課題をリストアップしてください。同時に、事業拡大による従業員の増加、オフィス移転、テレワークの本格導入といった将来的なニーズも想定し、新しいシステムに求める要件を明確にすることが重要です。

ステップ2：必要な電話機の台数と回線数を把握する

次に、現在および将来的に必要となる電話機の台数と回線数を見積もります。現在の従業員数、各部門の構成、そして今後の増員計画に基づいて、内線電話機が何台必要か、同時に何本の外線通話が必要になるかを具体的に算出しましょう。一般的に、内線接続台数が100台を超えるような大規模なオフィスではPBXが、それ以下の小規模オフィスでは主装置が適している場合が多いですが、これはあくまで目安です。

ステップ3：必須機能とあれば嬉しい機能をリストアップする

電話システムに求める機能をリストアップします。例えば、「通話録音」「IVR（自動音声応答）」「CTI連携（顧客情報と電話を連携）」「スマートフォン内線化」「Web会議連携」などが挙げられます。これらの機能の中から、ビジネス運営に不可欠な「必須機能」と、業務効率をさらに向上させる「あれば嬉しい機能」に優先順位をつけて整理することで、必要なシステム像がより明確になります。

ステップ4：予算（初期費用・運用コスト）を決める

電話システムの導入には、機器の購入費や設置工事費といった「初期費用」だけでなく、月々の回線利用料、保守費用、電気代などの「ランニングコスト」も発生します。これら全ての費用を考慮し、現実的な予算を設定することが非常に重要です。初期費用を抑えたい場合はクラウドPBX、長期的な視点でコストメリットを追求したい場合はオンプレミス型PBXや主装置など、選択肢によって費用感が大きく異なるため、事前にしっかりと検討しましょう。

ステップ5：各PBX・主装置の特徴を比較検討する

ステップ1〜4で明確にした要件と予算に基づき、各PBX（従来型PBX、IP-PBX、クラウドPBX）や主装置（S/M/Lクラスなど）のメリット・デメリット、費用対効果を比較検討します。例えば、柔軟性や低コストを重視するならクラウドPBX、安定性やセキュリティを重視するならオンプレミス型PBXといったように、自社の状況に最も適したシステムを選定するプロセスです。複数のベンダーから見積もりを取り、機能、サポート体制、実績なども総合的に評価して決定しましょう。

PBX・主装置導入のコストと注意点

PBXや主装置の導入には、初期費用とランニングコストがかかります。特にクラウドPBXは初期費用を抑えやすい傾向にありますが、総合的なコストを比較検討することが重要です。また、導入時にはいくつかの注意点があります。

初期費用とランニングコストの目安

オフィス電話システムの導入コストは、選択する種類によって大きく異なります。

1. 従来型PBX（ビジネスフォン主装置含む）
   • 初期費用: 機器購入費、設置工事費、回線工事費などで、数十万円から数百万円と高額になる傾向があります。特に接続台数が多いほど費用は上がります。
   • ランニングコスト: 回線基本料、通話料、定期的な保守費用などがかかります。
2. IP-PBX
   • 初期費用: サーバー機器やIP電話機の購入費、設定・工事費などで、数十万円から数百万円が目安です。既存のLAN環境を利用できる場合は一部コストを抑えられます。
   • ランニングコスト: 回線基本料、通話料（IP電話間の通話は無料の場合も）、保守費用、ライセンス費用などが発生します。
3. クラウドPBX
   • 初期費用: サーバー機器の購入が不要なため、初期費用を大幅に抑えられます。多くの場合、初期設定費用やIP電話機の購入費（またはレンタル費）のみで、数万円から数十万円程度に収まることが多いです。
   • ランニングコスト: 月額のサービス利用料（基本料金、内線ごとの利用料）、通話料、オプション機能の利用料などがかかります。利用状況に応じて柔軟にプランを変更できるのがメリットです。

クラウドPBXは初期費用を抑えやすい反面、長期的に見ると月額費用が積み重なるため、導入期間や利用規模に応じた総コストで比較検討することが重要です。

導入・運用で注意すべきこと

PBXや主装置を導入し、安定して運用していくためには、いくつかの重要な注意点があります。

導入スケジュールの確保

機器の選定から設置工事、設定、テスト運用までには一定の期間が必要です。特に移転や事業開始に合わせて導入する場合は、余裕を持ったスケジュールで計画しましょう。

ベンダー選定

複数のベンダーから見積もりを取り、費用だけでなく、提案内容、サポート体制、実績などを総合的に比較検討することが重要です。導入後のサポートが手厚いかどうかも確認しましょう。

既存システムとの互換性

現在の電話回線、インターネット回線、LAN環境、あるいはCRMなどの業務システムとの連携が可能か、事前に確認が必要です。特にIP-PBXやクラウドPBXではネットワーク環境が重要になります。

セキュリティ対策

不正アクセスや情報漏洩を防ぐため、システム自体のセキュリティ機能だけでなく、パスワード管理やアクセス制限など、運用面でのセキュリティ対策も徹底する必要があります。

緊急通報（110番・119番）への対応確認

クラウドPBXやスマートフォン内線化を導入する場合、そのアプリから直接110番や119番などの緊急通報ができない、あるいは発信場所の特定が難しいため制限がかかっているケースがあります。

BCP対策（事業継続計画）

地震や停電などの災害時にも電話が利用できるよう、冗長化や拠点分散、クラウドPBXの活用など、緊急時の対応策を考慮に入れてシステムを選びましょう。

運用後のサポート体制

万が一のトラブル発生時に迅速に対応してもらえるか、保守契約の内容やサポート窓口の対応時間などを確認しておくことが大切です。

最新PBX技術トレンド：AI、スマホ連携、テレワーク対応

近年、PBX技術は進化を続けており、特にクラウドPBXを中心にAI連携、スマートフォン内線化、CTI連携などが注目されています。これらの最新技術は、企業のコミュニケーション効率化と働き方改革に貢献します。

AIによる自動応答・音声認識

最新のPBXシステムでは、AIを活用した自動応答（IVR）や音声認識技術の導入が進んでいます。これにより、顧客からの電話問い合わせに対して、AIが一次対応を行うことで、オペレーターの負担を大幅に軽減できます。例えば、よくある質問にはAIが自動で回答し、複雑な問い合わせのみをオペレーターに転送するといった運用が可能です。また、音声認識技術は通話内容をテキスト化し、顧客対応履歴の自動作成やキーワード分析に役立てることもできます。これは、顧客サービスの質の向上だけでなく、コールセンター業務の効率化とコスト削減に大きく貢献します。

スマートフォン内線化とリモートワーク

スマートフォン内線化は、現代の働き方において不可欠な機能となりつつあります。PBXシステムと連携することで、社員のスマートフォンをオフィス内線電話として利用できるようになります。これにより、外出先や自宅からのテレワーク中でも、オフィスにかかってきた電話を直接スマートフォンで受けることが可能になります。内線通話も無料で利用できるため、通信コストの削減にも繋がります。場所を選ばずにオフィスと同じように電話対応ができるため、業務の継続性確保や従業員の利便性向上に大きく貢献し、柔軟な働き方を強力にサポートします。

CTI連携による業務効率化

CTI（Computer Telephony Integration）連携とは、PBXとPCシステム（顧客管理システムなど）を統合する技術です。この連携により、着信と同時に顧客情報がPC画面に自動表示されるため、電話に出る前に顧客の状況を把握し、スムーズな応対が可能になります。また、通話履歴の自動記録や、PCからのワンクリック発信なども実現し、顧客対応の質を向上させながら、オペレーターの入力作業や検索時間を削減し、大幅な業務効率化を図ることができます。特に顧客対応が多い業種では、顧客満足度の向上と生産性向上に直結する重要な機能です。

まとめ：最適なPBX・主装置でビジネスコミュニケーションを最適化しよう

この記事では、オフィス電話システムの根幹をなすPBXと主装置について、その基本的な役割から、明確な違い、それぞれの種類、そして自社に最適なシステムを選び抜くための具体的なポイントまで詳しく解説してきました。

PBXと主装置は、内線通話や外線との接続を司る重要な役割を担いますが、規模や機能、拡張性、コスト面で大きな違いがあります。小規模オフィスには主装置が適している一方、多拠点展開や高度な機能、柔軟な拡張性を求める企業にはPBX、特にクラウドPBXのような最新ソリューションが有力な選択肢となるでしょう。

重要なのは、現在のビジネス課題を明確にし、将来的な事業展開や働き方の変化を見据えて、必要な機能や接続台数、予算を総合的に判断することです。また、初期費用だけでなく、月々の運用コストやメンテナンス費用も考慮に入れ、トータルコストで比較検討することが失敗しないための鍵となります。

最適なPBX・主装置を導入することは、単に電話環境を整えるだけでなく、業務効率の向上、顧客対応品質の改善、そしてテレワーク推進やBCP対策といった現代のビジネスに不可欠な要素を実現する基盤となります。この記事で得た知識が、貴社のビジネスコミュニケーションを最適化するための一助となれば幸いです。