オートコールシステムは、オペレーターの架電業務を自動化できる便利な機能です。アウトバウンド業務の需要が高まっている昨今、業務効率化やコスト削減を目指す多くの企業で導入が進んでいます。

しかし、「自社に本当に合うのか？」「プレディクティブコールと何が違う？」「導入で失敗しない選び方は？」といった疑問をお持ちの方も多いのではないでしょうか。

本記事では、オートコールシステムの基本から、導入による具体的なメリット、そして最も重要な自社に合ったシステムの選び方と比較ポイントまで、専門家の視点で網羅的に解説します。

オートコールシステムとは何か？

オートコールシステムを使いこなすには、まずその基本的な特徴や仕組みを理解することが重要です。どのように活用できるのかを知ることで、具体的な利用方法をイメージしやすくなるでしょう。

自動的に一斉架電ができるシステム

オートコールシステムとは、その名の通り自動でコール（架電）を行うシステムです。あらかじめ録音した音声やテキストを読み上げた音声を、指定した電話番号リストへ一斉に自動発信します。

多くのオートコールは、IVR（自動音声応答）と顧客リスト（データベース）を組み合わせて機能します。IVRが自動で発信し、応答した相手に「〇〇にご興味のある方は1番を…」といった音声を流し、顧客の反応（プッシュ操作）を記録・分析することで、オペレーターの手を介さずに多様なアプローチを実現します。

オートコールシステムの主な活用シーン

オートコールシステムは、さまざまなシーンでその効果を発揮します。

• テレアポなどの営業活動： 興味を示した見込み客リストを作成し、オペレーターが効率的にアプローチできます。
• 入金・書類返送などの督促： オペレーターの精神的負担が大きい督促業務を自動化します。
• 予約のリマインド： クリニックや美容室などで予約忘れによる機会損失（ドタキャン）を防ぎます。
• アンケート調査： 市場調査や顧客満足度調査を効率的に実施。プッシュ操作で回答してもらうため、データ集計も容易です。
• 安否確認： 自治体や介護施設が高齢者への定期的な安否確認や、災害時の緊急連絡網として活用できます。
• イベント集客： 大量のリストに一斉に告知し、参加希望者を募ります。
• 既存顧客のフォローや休眠顧客へのアプローチ： 新商品やキャンペーンの案内を効率的に届けます。

プレディクティブコールとの違い

オートコールとよく比較されるのが「プレディクティブコール」です。この2つは目的が異なります。

	オートコール	プレディクティブコール
主目的	音声による一斉案内・情報収集	オペレーターの通話件数の最大化
対応者	自動音声（IVR）	オペレーター
得意な業務	アンケート、督促、一次アポ	テレアポ、市場調査

オートコールは自動音声での対応がメインですが、プレディクティブコールはオペレーターとの会話がメインです。繋がった電話だけを待機中のオペレーターに繋ぐため、会話の「量」を最大化したい場合に適しています。

プレディクティブコールとオートコールの違いとは？失敗しない選び方をプロが解説

オートコール導入による5つの主要メリット

オートコールを導入することで、企業は多くのメリットを得られます。

1. 架電業務を圧倒的に効率化できる

人の手では不可能な量の架電を実現できます。例えば、優秀なオペレーターが1日に対応できる架電数が約200件だとすると、オートコールシステムなら1時間で数千件以上の発信も可能です。これは単純計算で数十倍の効率化であり、オペレーターはより重要度の高い「見込み客との対話」に集中できます。

2. 応対品質を均一化できる

オペレーターのスキルや経験、その日の体調によって応対品質にムラが出てしまうのは、コールセンターの長年の課題でした。オートコールなら、あらかじめ作り込んだ最高のスクリプトを、常に100%同じ品質で全顧客に届けられます。

3. 顧客やオペレーターの負担を軽減できる

アウトバウンド業務は、クレームや「ガチャ切り」によりオペレーターの精神的負担が大きい業務です。単純な確認作業や一次アプローチをオートコールに任せることで、オペレーターは精神的負担から解放されます。また、顧客側も「興味がない」と感じた場合に、人間相手よりも機械音声の方が気軽に電話を切りやすいというメリットがあります。

4. 人件費・通信費のコスト削減が見込める

多くのオペレーターを配置する必要がなくなるため、人件費や採用・教育コストを大幅に削減できます。また、多くのサービスでは応答があった場合にのみ通信費が発生するため、不通の電話にかかる無駄な通信費も削減できるでしょう。

5. 電話ならではの高い反応率が期待できる

メールやSMSは開封されないことも多いですが、電話は直接相手にアプローチできるため、即時の反応を得やすいという強みがあります。オートコールで一斉に架電し、興味を持った顧客をすぐにリストアップできるため、機会損失を防ぎます。

導入前に知るべきデメリットと注意点

オートコールは万能ではありません。導入前に以下の点も理解しておきましょう。

• 柔軟な個別対応が難しい 事前に録音された音声のため、顧客一人ひとりの細かな質問や疑問にその場で答えることはできません。
• 自動音声とわかると切られやすい 最初の数秒で「何の電話か」「聞くメリットは何か」を簡潔に伝えられないと、すぐに電話を切られてしまう可能性があります。
• スマートフォンへの架電に弱い場合がある サービスによっては、固定電話への発信を主としており、携帯電話への発信には向かない、あるいはコストが高くなるケースもあります。若年層がターゲットの場合は特に注意が必要です。

【最重要】失敗しないオートコールシステムの選びと比較ポイント

自社に最適なサービスを選ぶために、以下の7つのポイントを必ずチェックしましょう。

比較カテゴリ	チェックポイント	なぜ重要か？
機能	分岐・転送設定は柔軟か？	顧客の回答に応じて、適切なオペレーターや部署にスムーズに転送できるか。コールフローの設計しやすさは重要。
	SMS連携は可能か？	督促の振込先URLや、イベント会場の地図URLなどを送る際に非常に便利。音声とテキストの連携で成約率が向上する。
	音声の種類は？	自社の音声を録音できるか、プロのナレーター音声を使えるか、高品質なテキスト読み上げ機能があるか。声の印象は重要。
技術仕様	同時にコールできる数は？	自社のリスト規模や目的に合った同時発信数（チャネル数）を提供しているか。
	電話番号の通知方法は？	会社の代表番号を通知できるか、0120番号を使えるか。発信者番号は顧客の応答率に直結する。
	既存システムと連携できるか？	既に利用中の顧客管理システム（CRM）やCTIと連携できれば、データを一元管理でき、業務がさらに効率化する。
コスト	料金体系は最適か？	月額固定制か、従量課金制（コール数・通話時間）か。自社の利用頻度や規模に合わせて最適なプランを選ぶ。

オートコールシステムを有効活用するポイント

導入後に成果を最大化するためのポイントを解説します。

• オペレーターへの転送機能を活用する 自動音声だけで完結させず、「さらに詳しい説明をご希望の方は1番を押してください」のように、興味を持った顧客をすぐにオペレーターへ繋ぐ仕組みを構築することが成功の鍵です。
• 他の発信システムと使い分ける 一次アプローチはオートコール、有望な見込み客への再アプローチはプレディクティブコール、重要顧客へのフォローはオペレーターによる手動発信など、目的に応じてシステムを使い分けることで、全体の生産性が向上します。
• 相手の興味を引ける音声を構成する 「何の電話か」「聞くメリットは何か」を最初の数秒で簡潔に伝えられるよう、音声スクリプトは何度もテストし、改善を繰り返しましょう。
• 成果を分析して改善を続ける 応答率やプッシュ操作の選択率、オペレーターへの転送率などを定期的に分析し、「どのリストに」「どの時間帯に」「どの音声で」かけるのが最も効果的かを見つけ出すことが重要です。

オートコールシステムなら「ドリームソリューション」のサービスにお任せ！

オートコールシステムの導入を検討しているのなら、「ドリームソリューション」にご相談ください。「ドリームソリューション」は先にも紹介した「DREAM CALL」「Dream Call Next」によって、オートコールによる架電サポートを実現できます。

そのほかにも多くの機能が備わっているため、架電業務で抱えている課題の解決に貢献可能です。まずは「DREAM CALL」と「Dream Call Next」のそれぞれの特徴を、ぜひホームページからチェックしてみてください。

まとめ

架電業務の効率化やコスト削減を目指すのなら、オートコールシステムの導入が非常に有効な手段となります。自動音声による一斉架電が可能なオートコールシステムなら、従来の何倍ものアプローチを1日で実現できます。

【本記事のポイント】

• オートコールは一斉自動架電で、プレディクティブコールはオペレーターへの接続が目的。
• 業務効率化、コスト削減、品質の均一化など多くのメリットがある。
• SMS連携や既存システム連携など、7つのポイントで自社に合ったサービスを選ぶことが重要。

オートコールシステムの導入を考えるのなら、ドリームソリューションの「DREAM CALL」と「Dream Call Next」の利用がおすすめです。どちらもテレアポなどの営業支援に特化したシステムであり、オートコールシステムを含めたさまざまな機能で業務をサポートします。

簡単な導入とシンプルな使いやすさも魅力なので、架電業務の課題をスムーズに解決に導けます。この機会に「ドリームソリューション」の各サービスについて、ぜひお気軽にお問い合わせください。