オートコールシステムは、オペレーターの架電業務を自動化できる便利な機能です。アウトバウンドの需要が高まっている昨今、業務を効率化できるシステムの注目度は高まっています。オートコールシステムもその1つとして、今多くの企業で導入されているのです。

本記事ではオートコールシステムの特徴や導入のメリット、有効活用するためのポイントなどを解説します。

オートコールシステムとは何か？

オートコールシステムを使うには、オートコールシステムの基本的な特徴や機能を理解する必要があります。どのように活用できるのかを知ることで、具体的な利用方法をイメージしやすくなるでしょう。以下では、オートコールシステムの基本について解説します。

自動的に架電が行えるシステム

オートコールシステムとは、その名の通り自動でコール（架電）を行うシステムのことです。事前に録音した音声やアナウンスを、設定した架電先に自動で流すシステムを指します。自動で架電が行えるため、オペレーターの手を使わずにさまざまなアプローチが行えます。

また、自動音声を流すだけでなく、こちらから通話できるシステムを活用することで、直接の会話が可能なケースもあります。複数の相手に同時に架電できるため、1日の限られた時間を有効に活用できるのが魅力です。設定によっては数万件の架電も可能なため、人の手では不可能な数にも対応できます。

オートコールシステムが使える場面

オートコールシステムは、アウトバウンド業務に該当するさまざまなシーンで活用できます。例えば以下のシーンでは、オートコールシステム使うことで多くのメリットを得られるでしょう。

・見込み客へのアポ取り

・アンケート調査

・督促業務

・既存顧客のフォロー

・休眠顧客へのアプローチ

・イベントの集客

など

アウトバウンドに関する業務全般で利用価値があるため、オートコールシステムの導入が高い成果を実現する可能性もあります。実際にどんなシーンでオートコールシステムを使用するかシミュレーションし、活用方法を考えてみるとよいでしょう。

プレディクティブコールとの違い

オートコールシステムと似た機能の1つに、「プレディクティブコール」があります。プレディクティブコールとは、リストに登録されている番号に一斉架電し、つながった電話をオペレーターに自動で割り振って対応するシステムです。待機中のオペレーターに自動で電話が回されるため、架電にかかる業務負担の軽減につながります。

オートコールシステムとは違い、最初からオペレーターが対応することを前提としているシステムです。そのためある程度のオペレーター数と、それに対応できる電話回線数が必要になります。

オートコールシステムを使うメリット

オートコールシステムを使うことで、企業は多くのメリットを得られます。具体的にどんなメリットがあるのかを事前に把握できれば、導入後してからスムーズに成果を出せるでしょう。以下では、オートコールシステムを使う主なメリットを解説します。

架電業務を効率化できる

オートコールシステムは、架電業務の効率化につながる点がメリットです。簡単な内容の架電をすべて自動化すれば、オペレーターを別の仕事に割きつつ成果を挙げられます。テレアポなどの直接人と話をする架電に加えて、アンケート調査などもオペレーターに任せると、優先すべき業務に集中できない可能性が高まります。

そこでオートコールシステムを導入し、自動音声で問題ないものを振り分けてしまえば、社内のオペレーターの能力をより有効に活用できます。

架電数の増加が実現できる

オートコールシステムを使うことで、架電数の大幅な増加を実現できます。仮に人の手で1件ずつ電話をかける場合、どれだけ急いでも1日に200件程度が限界です。その点オートコールシステムを使えば、1日に数万件規模の架電を行うことも可能です。

そのためアンケート調査やイベント集客など、架電数が多いほどよいとされる業務では、オートコールシステムを導入することにメリットがあります。

見込み顧客の選別に利用できる

オートコールシステムによる架電は、見込み顧客の選別などにも活用できます。例えば自動音声のアンケート調査に、時間をかけて答えてくれる人は決して多くありません。だからこそアンケート調査に回答してくれた顧客は、成約率の高い相手と判断できるでしょう。

そういった情報を集めて選別できるのも、オートコールシステムを使うメリットです。オートコールシステムで発見した見込み顧客に対して、オペレーターが直接電話をかける流れを構築できれば、スムーズに成果を出せるでしょう。

コスト削減につながる

オートコールシステムの導入は、コスト削減につながるメリットもあります。自動音声を活用することで、架電業務を担当する人員を減らせるため、人件費を削りつつ成果を出せます。オペレーター数を増やせるほど予算に余裕がない場合には、オートコールシステムを軸に架電業務を行う環境を構築するのも1つの方法です。

オペレーターの負担を軽減可能

オペレーターの業務負担や精神的な負担を軽減できる点も、オートコールシステムのメリットです。オペレーターは架電の際に、少なからずストレスを抱えることになります。架電数が増えるほどにストレスが溜まる機会も増えるため、結果的に精神的な負担に悩まされる可能性が高まるでしょう。

そこで簡単な架電業務を自動化し、オペレーターが負担を感じにくい環境をつくることが考えられます。オペレーターの負担を放置していると、離職率の増加などのデメリットにもつながるため、システムを使った対策が考えられます。

オートコールシステムの利用時に考えられるデメリット・注意点

オートコールシステムは便利な機能ですが、使い方によってはデメリットになる可能性もあります。事前にデメリットや注意点を確認し、対策を考えておくのもポイントです。以下では、オートコールシステムの利用時に考えられるデメリット・注意点を解説します。

自動音声のため柔軟な対応が難しい

オートコールシステムは基本的に事前録音した音声を流すため、電話先の相手に合わせた柔軟な対応が難しいです。相手がわからないことや困っていることに対して、その場ですぐに対応できない点はデメリットになるでしょう。相手側からアプローチがなければ、発生した問題はそのまま放置されてしまいます。

特に相手の反応が重要視されるテレアポや既存顧客へのフォロー時には、自動音声ではなくオペレーターと直接つながるシステムを利用するのがポイントです。

自動音声であるとわかった時点で切られる可能性が高い

自動音声が流れた時点で、「対応する必要はない」と判断されて電話を切られる可能性は高いです。そのため最後まで話を聞いてもらえずに、架電の成果を出せないケースが増えることも予想されます。重要な架電はオペレーターに任せたり、自動音声の内容を工夫したりして、切られないための対策を取る必要もあります。

スマートフォンに対応したサービスは少ない

オートコールシステムは基本的に、固定電話のみを対象にしたサービスが主流です。そのためスマートフォンや携帯電話などをターゲットにした架電には、不向きなシステムになるでしょう。

スマートフォンの使用率の高い若年層にアプローチがしたい場合には、オートコールシステムとは別のシステム・サービスを使うことが考えられます。事前に架電先の属性を分析して、オートコールシステムが有効に使えるか判断するのが重要です。

オートコールシステムを有効活用するポイント

オートコールシステムを有効活用するには、いくつかのポイントを踏まえて利用するのがコツです。オートコールシステムの使い方もさまざまなので、自社にとって有益な使い方を知ることが大切です。以下では、オートコールシステムの有効活用におけるポイントを解説します。

架電先に直接対応できるシステムを使う

オートコールシステムを利用する際には、架電先にオペレーターが直接対応できるシステムを使うのがおすすめです。オートコールシステムによっては、必要に応じてオペレーターに直接つなげる機能を備えているものもあります。そういったシステムを導入することで、電話先の相手に合わせて柔軟な対応が可能となるでしょう。

自動音声とオペレーターによる対応を上手く使い分けることで、コスト削減と業務効率化を同時に実現できます。「〇〇のケースではオペレーターにつなぐ」など、事前に条件を設定して架電環境を整備するのもコツです。

別のシステムと使い分けるのも重要

オートコールシステムは、基本的に自動音声を使って多くの架電を実現するのが役割です。そのためすでに関係性を構築できている相手へのテレアポなどには、不向きなシステムになるでしょう。

そのためオートコールシステムだけでなく、プレディクティブコールやプログレッシブコールなどを使って、臨機応変な対応ができるように備えるのも有効活用のポイントです。基本的にオートコールシステムを搭載しているサービスは、そのほかにも多数の機能を備えています。

「ドリームソリューション」の「DREAM CALL」「Dream Call Next」なら、オートコールシステム以外にも、録音機能や集計機能、モニタリング機能やオペレーター分析など、多種多様な機能で架電業務をサポートできます。この機会に「DREAM CALL」と「Dream Call Next」の特徴を、ぜひホームページからご確認ください。

相手の興味を引ける内容を構成する

オートコールシステムで自動音声を利用する際には、相手の興味を引ける文章で内容を構成するのがポイントです。当たり障りのない内容や、本題がわかりづらい音声だと、途中で切られてしまう可能性が高いです。自動音声の内容は何度も調整し、聞きやすい形に直していくのがポイントです。

成果を分析して適宜改善を進める

オートコールシステムを使うのなら、成果を定期的に分析して改善を進めていくのも重要です。いきなりオートコールシステムを導入して、すぐに成果を出せるとは限りません。自社の環境や相手企業の特徴などを考慮して、適宜改善を行っていくことで、成果を出しやすくなるでしょう。

定期的に分析する機会を設けて、オートコールシステムを有効利用するための施策を考えるのも重要です。

オートコールシステムの選び方

オートコールシステムを使えるサービスは、世の中にたくさんあります。そのなかから最適なものを選び出すには、基本的な選び方を把握しておく必要があるでしょう。以下では、自社にマッチするオートコールシステムの選び方を解説します。

コストが負担とならないサービスを選ぶ

オートコールシステムを選ぶ際には、まずコストをチェックしましょう。中長期的な利用が検討されるため、コストが高すぎるとその成果を出す前に解約しなければならない可能性も出てしまいます。できるだけ低コストで利用でき、かつ機能面が充実しているサービスを選ぶのが、選択時の基本となります。

実績の豊富な企業を優先して選ぶ

実績の豊富な企業が提供しているオートコールシステムなら、安心して利用ができます。これまでどのような成果を出してきたのか、具体的にどんなシーンで活用できるのかを明確に提示しているサービスほど、信頼できる相手となるでしょう。

実績が豊富な企業は、これまでのノウハウを活用したサポートにも期待できるため、初めてオートコールシステムや関連サービスを使う場合にもおすすめです。

オートコールシステム以外の機能をチェックする

先の解説通り、架電業務を効率化するのならオートコールシステム以外の機能も重要となります。オートコールシステムに簡単な架電を任せて、プレディクティブコールでオペレーターによる対応を行うといった環境を構築すれば、常に最適な応対が可能となります。

応対品質の向上やオペレーターの能力アップにもつながるため、この機会に職場の架電環境を見直してみるのもよいでしょう。

オートコールシステムなら「ドリームソリューション」のサービスにお任せ！

オートコールシステムの導入を検討しているのなら、「ドリームソリューション」にご相談ください。「ドリームソリューション」は先にも紹介した「DREAM CALL」「Dream Call Next」によって、オートコールによる架電サポートを実現できます。

そのほかにも多くの機能が備わっているため、架電業務で抱えている課題の解決に貢献可能です。まずは「DREAM CALL」と「Dream Call Next」のそれぞれの特徴を、ぜひホームページからチェックしてみてください。

まとめ

架電業務の効率化などを目指すのなら、オートコールシステムの導入が1つの手段となります。自動音声による架電が可能なオートコールシステムなら、従来の何倍もの電話を1日にかけられます。アンケート調査など多くの反応が必要なケースで特に役立つため、積極的な利用が検討されるでしょう。

オートコールシステムの導入を考えるのなら、「ドリームソリューション」の「DREAM CALL」と「Dream Call Next」の利用がおすすめです。どちらもテレアポなどの営業支援に特化したシステムであり、オートコールシステムを含めたさまざまな機能で業務をサポートします。

簡単な導入とシンプルな使いやすさも魅力なので、架電業務の課題をスムーズに解決に導けます。この機会に「ドリームソリューション」の各サービスについて、ぜひお気軽にお問い合わせください。