2018/11/22
コールセンター、オフィス構築
なぜCTIを導入すると通信費が下がるのか？
コールセンターのテレアポ電話は、件数を多く架電する必要がある上に、通信費が高額になってしまうということを知っていますか？
新規顧客開拓や休眠顧客への電話でのアプローチを行う営業電話をかけた場合、一般的な料金プランでは使っていないはずの通信費まで払っているのです。
通信費を削減したいなら、CTIを利用しない手はありません！
電話やFAXの機能をPCと連携させる、CTI。
業務効率化を図ることができる、コールセンターには必須のシステムなのです。
【コールセンターのテレアポの8割は1分以内に終了している！】
テレアポ電話をかけると総コール数の約8割は、担当者不在や留守番電話、営業電話お断りといった短時間のコールです。
中には名前を名乗っただけで、相手が何も話さずに切られてしまうケースもあります。
こうした電話はほとんど1分程度で終わることが多いのが実情です。
しかし、一般的な電話回線で電話をかけると3分ごとに課金されることから、会話をせずに終わっている2分間分の料金も余分に支払わなくてはいけません。
商品説明や顧客開拓など有益な電話の成果件数を上げようとすれば、分母である短時間コールが増え続け、その結果余分な通信費を払い続けなくてはならないのです。
【CTIを導入すると秒単位で課金されるから通信費を大幅に削減】
コールセンターにおいてCITを導入することでさまざまなメリットがあります。
1秒ごとに課金する料金体系を取っているCTIを導入することで、大幅に通信費を削減することができるのです。
■インバウンドコールでの通信費を削減する
お客様から会社へ電話が入ってくるインバウンドコールでは、フリーダイアルなど通信費用を会社が負担している場合が多いものです。
問い合わせの電話や商品の概要説明などのほかに、クレームやいたずら電話なども入電してきます。
フリーダイアルであることから一般のお客様から気軽に電話をかけていただける反面、ひとつひとつの電話が長くなってしまうことも。
またテレフォンアポインターが入力に慣れていない場合には、通信費だけでなく処理時間など業務全般に時間がかかってしまうことがあります。
インバウンドコールは、時間や時期になどによって電話がかかってくる本数が大きく幅が出るだけでなく、忙しい時間帯にはいかに多く電話をこなすか、またお客様を待たせないかということによって、有効件数や営業成績にも差が生まれてくるのです。
CTIを導入することで、顧客情報をすぐに画面に反映させ、会話内容が録音されるだけでなく、パソコンに不慣れなオペレーターであっても顧客情報入力や録音機能、モニタリングなどによって業務効率を上げることもできるのです。
迷惑電話やいたずら電話などもデーターとして残すことができるから、繰り返し同じ電話番号からの受電を事前に察知し、無駄な電話には時間をかけないようにすることもできます。
■アウトバンドコールで通信費を削減する
アウトバンドコールでは、架電数が営業成績に直結します。
そのため、入力に手間取ったり、リストを探したりする手間を省き、次の架電先へすぐアクションを起こすことで、無駄なく業務を遂行することができるのです。
また、アウトバンドコールでありがちなのが、電話番号をかけ間違えてしまうミス。
こうしたミスが繰り返された場合、3分ごとの架電で料金体系を組んでいると通信費がかさんでしまう結果にもなりかねません。
電話番号を打つ手間も省けるCTIを使うことで、架電数を多くかけられるだけでなく、かけ間違えというミスも大幅に減らすことで、より通信費を削減することが可能となります。
また、CTIを導入することでテレアポの架電先や通話時間などを集計することができ、PDCAの管理もしやすくなることもメリットといえるでしょう。
【通信費を削減するためにはどのCTIを選ぶと良いのか】
CTIを選ぶ際にはどのような機能を付けるのか、何名のオペレーターを使うのかということのほかに、クラウド型かオンプレ型にするのかなどを検討する必要があります。
さまざまな機能を兼ね備えたCTIを導入することで、大幅に業務改善できたという企業様は多く存在します。
いまやコールセンターにとっては、CTI導入なくして業務効率化や通信費削減はあり得ません。
初期投資を押さえたい、ランニングコストや通信費を削減したい、業務効率化を検討されている場合には、ぜひドリームソリューションまでご相談ください。
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