2023/11/07
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テレアポで受付突破が重要な理由とは？受付突破のコツも紹介！
テレアポの営業で成果を出すために最も重要なのが「受付突破」です。この障壁を突破できれば、担当者と直接話ができ、成約率がアップする可能性を高めることが可能です。とはいえ、受付突破はテレアポの中でも非常に難易度の高い業務だと考えられます。受付突破をするためにどんな方法が最適なのかわからない方も多いのではないでしょうか。
今回は、テレアポの受付突破が難しい理由や突破するためのコツなどについて詳しく解説します。テレアポの受付突破の方法がわからず悩んでいる方は、ぜひ参考にしてみてください。
テレアポで受付突破が重要な理由
テレアポにおいて、受付突破は非常に重要です。受付突破とは、相手の担当者や意思決定者と実際に接触し、商談の機会を得ることを指します。企業の受付担当者を突破できれば、自社の商品を使うかどうかの決定権がある人と電話することが可能です。しかし、そもそもなぜ受付突破が重要なのかと疑問を持たれる方も多いのではないでしょうか。
受付突破の重要性を理解するためには、会社へ架電した際の一般的な流れについて理解する必要があります。基本的な流れは次の通りです。
- 受付が対応する
- 必要だと感じた場合に担当者に繋ぐ
- 担当者が要件を確認し必要だと感じたら上司に相談する
- 成約
受付突破は架電した際の最初の障壁となりますが、この部分を突破できなければ、商品の情報を担当者に届けることができません。そのため、受付突破は重要な役割を担っているのです。
また、PR TIMESが行った、営業電話をきっかけに商談を受ける割合についての調査によれば、電話に対して消極的な割合は約40％となっています。また、また、もともと興味のあったサービスでなければ商談を断る割合は43.5％となっており、合わせて8割超の方が商談を断るという結果が出ています。
一方で、オペレーターとの会話の内容で判断したいという方も15.3％存在しているので、受付を突破するにはトーク力が必要不可欠となっています。
参照：仕事中に受ける営業電話についての調査：電話営業で商談を生むために重要なことは架電前のリサーチ
テレアポで受付突破が難しい理由は2つ
テレアポにおいて、受付突破が難しい理由は主に2つあり、それぞれ内的要因と外的要因として分類されます。ここでは、内的要因と外的要因の詳しい内容について解説していきます。
内的要因
内的要因とは、自社（電話をかける側）が問題で受付突破ができない理由のことです。ここでは、よくある2つの内的要因について紹介します。
営業色が強い
相手が営業の電話だと感じてしまうと、警戒心を持たれることがあります。営業色を抑え、相手のニーズに焦点を当てることが重要です。営業的なアプローチではなく、相手の課題やニーズに対する解決策を提案することで、関心を引くことができます。具体的には、相手の業界や企業の課題について事前に調査し、それに基づいた提案を行うことが有効です。
営業色が強くすぐに断られてしまう場合には、以下のようなポイントを意識してみてください。
- こちらから話すのではなく相手に話させる姿勢を意識する
- 相手の課題やニーズをしっかりとヒアリングする
- 事前に相手の業界や企業について調査を行う
- 具体例や事例を交えて説明する
- 相手の言葉遣いやレベルに合わせて説明する
- メリットをわかりやすく伝える
また、営業色の強さを緩和するためにトークスクリプトをより自然に編集することも効果的です。
話が分かりづらい
テレアポでは限られた時間内に相手に興味を持ってもらい、商談の機会を得る必要があります。話が分かりづらいと相手の関心を引くことができず、受付突破が難しくなります。分かりやすく伝えるためには、簡潔かつ具体的な言葉を使い、相手が興味を持つポイントを的確に伝えることが重要です。
また、相手の言葉遣いやレベルに合わせて説明をすることも大切です。具体例や事例を交えることで、相手は商品の特徴がイメージしやすくなり、担当者に繋いでくれる可能性が高まります。
外的要因
続いて、外的要因についてみていきます。外的要因は、相手（電話先企業）が原因で受付突破ができない場合です。外的要因で断られている場合、制約につなげることは難しいため、諦めることも重要です。ただし、外的要因で断られている場合でも適切な対処法を取ることで、改善できる場合があります。
ここでは、よくある外的要因とその対処法についてみていきます。
上司からの指示
相手が上司から「電話先がセールスなら出ないように」と指示されている場合、受付突破が困難になります。このような場合は、工夫が必要です。例えば、アプローチを変えて相手の関心を引いたり、他の連絡手段を試みたりすることで、受付を突破できる場合があります。
上司の指示で電話に出ないようにしていると言われた場合、数日後に再度架電する際、電話をかける前にメールを送ることで、丁寧な印象を与えられるため、電話に出てくれる可能性があります。
そもそも電話に出ないようにしている
近年では、テレアポに対する抵抗感が高まっており、相手が電話に出ないように対策をしていることもあります。このような状況下で受付突破を果たすには、効果的なアプローチが求められます。
こういった相手の会社の都合で電話に出ないことを対策することは難しいですが、メールやSNSなどの別のコミュニケーション手段を活用することで、相手との接触機会を増やすことができるかもしれません。
テレアポが多すぎてうんざりしている
相手が他社からのテレアポによってうんざりしている場合、受付突破が難しいです。そういった状況を打破するには、他の企業とは違う差別化されたアプローチを行うことが必要です。例えば、自社の独自性や特徴を強調し、相手にとってのメリットを明確に伝えることで興味を持ってもらえる可能性があります。
その際に、他の会社では難しいポイントを強調することで担当者に代わってくれるかもしれません。また、相手のニーズや課題に対する解決策を提案することで、関心を引くことができることもあるでしょう。
すでに同じような製品を使っている
相手が既に同様の製品やサービスを使用している場合、受付突破が難しいことがあります。そういった会社の受付を突破するには、差別化や付加価値を持つ提案が求められます。例えば、自社の製品やサービスが既存の製品と比べて優れている点や特徴を明確に伝えることが重要です。
また、既存の製品にはない付加価値を提供することで、相手の関心を引くことができるかもしれません。具体的には「御社が現在使用している〇〇は年間で〇円のコストがかかっています。弊社のツールに変更すれば〇％のコストカットを実現し、高い効果を狙える場合があります。まずはお試し期間がございますので、無料で試してみませんか？」というようなアプローチが効果的です。
テレアポで受付突破するためのコツ
続いて、テレアポで受付突破するためのコツを7つ紹介します。
トークスクリプトを作成しておく
事前にトークスクリプトを作成し、自信を持って電話に臨むことが重要です。トークスクリプトには、相手の関心を引くポイントや質問を盛り込み、いかなる状態でも対応できるようにしておくことで、受付突破できる可能性が高まります。ちなみに、トークスクリプトを作成する際には以下のポイントを意識すると良いでしょう。
- ペルソナのニーズに合わせたポイントを盛り込む
- 明確な目的を持って話す
- 質問を活用して相手との対話ができるようにする
- 相手の関心を引くエピソードや事例を挿入する
- 様々な話の流れに適合するトークスクリプトを作成する
これらのポイントに気を付けながら、トークスクリプトを作成してください。トークスクリプトがしっかりと作られていれば、自信を持って電話に臨むことができ、成約率を高められるための行動ができるようになるはずです。
結論から伝えスムーズに架電する
相手が忙しい場合や他に電話を待っている場合もあるため、結論や目的を最初に伝えることが重要です。スムーズに架電し、相手の関心を引くことが受付突破のポイントです。例えば、「〇〇の製品について紹介させていただきたいと考えているのですが、5分だけ時間をいただけないでしょうか？」と結論を伝えることで、時間がある場合には、受付を突破できる可能性があります。
営業だと感じさせないような言葉を使う
相手に営業だと感じさせないような言葉遣いを心掛けましょう。相手のニーズを理解し、問題解決の提案を行うことが重要です。例えば、「〇〇について質問がございまして」と質問することを前提に話を進めることで担当者に繋いでくれる場合があります。
名指しで担当者を指名する
具体的な担当者を名指しして話すことで、一度コンタクトをとった相手だと感じてもらえるため、電話を繋いでもらえる場合があります。例えば、「〇〇様（担当者様）にお伺いしたいのですが」といったフレーズを使う方法があります。
また、話の中で具体的な担当者の役職や業務内容を挙げることで、相手により詳しい情報を伝えることができます。例えば、「〇〇様（営業担当者）にお伺いしたいのですが、新商品についてのお打ち合わせをしたくてご連絡しました」といった具体的な表現を使えば、電話を繋いでくれる可能性が高まります。
もちろん、受付突破のために嘘をついてはいけませんが、展示会やメールなど担当者とのコンタクトを取れた状態なのであれば、積極的に使っていくことをおすすめします。
受付がわからないような質問を投げかける
相手が受付だと気づいていない前提で質問を投げかけることで、返答ができないため担当者に代わってくれる場合があります。例えば、「〇〇についてお伺いしたいことがあるのですが、お忙しいでしょうか？」と受付担当者には到底答えられない難しい質問を投げかけることで、受付を突破できる場合があります。
具体的には「〇〇サービスの特徴について知りたいのですが、担当者をお願いします。」と受付を突破した後、サービスの概要を担当者から聞き、それに切り返す形でセールストークを行うことで制約につながる場合があります。相手に嫌な思いをされないよう、自然な流れに持っていく必要がありますが、この作戦が成功すれば一気に成約率を高めることが可能です。
丁寧な言葉づかいではっきりと話す
丁寧な言葉遣いで、はっきりと話すことが重要です。相手に対して信頼感を持ってもらうことで、受付突破の可能性が高まります。例えば、「数分だけお時間をいただきたいのですが」と、時間を限定することで相手への配慮が伝わり、話を聞いてもらえる可能性が高まります。
また、相手の名前を呼びながら話すことも効果的です。例えば、「〇〇の担当者の田中さんでしょうか？田中さんは〜」というように、相手の名前をあえて使うことで親近感を生み、相手の協力を得やすい状態にすることもできます。
断られても資料送付の許可を得る
相手から断られた場合でも、資料を送付する許可を得ることができれば、後の商談の機会を残すことができます。継続的なアプローチが受付突破につながることもあります。例えば、「〇〇様、お忙しい中失礼いたします。もしよろしければ、後ほど資料をお送りさせていただくことは可能でしょうか？」と次の行動につなげることで、商品の情報を伝えられる可能性が高まるはずです。
また、資料の内容を要約したメールを添えることで、相手に興味を持ってもらうチャンスも増えるのではないでしょうか。断られても諦めずに資料送付の許可を得るアプローチを取ることで成約率をアップさせられることもあります。
受付突破に効果がある具体的なフレーズ
最後に、テレアポで受付突破に効果がある具体的なフレーズをいくつか紹介します。
- 〇〇様（担当者様）はいらっしゃいますでしょうか？
- 〇〇についてお伺いしたいことがございまして
- 数分だけお時間をいただきたいのですがお忙しいでしょうか？
- 担当者の方に代わっていただきたいのですが
これらのフレーズを使うことで受付を突破できる可能性があります。 トークスクリプトに含めて活用してみてください。
まとめ
今回は、テレアポの受付突破が難しい理由や突破するためのコツなどについて詳しく解説しました。テレアポにおいて、受付突破は重要な要素です。内的要因や外的要因により、受付突破は難しいものとなりますが、適切なアプローチやコツを持つことで成果を上げることができます。具体的なフレーズの活用や、相手の関心を引くスキルの向上に努めましょう。
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