商談を行うためのアポ取りは、電話を使って行うケースも多いです。電話なら素早く成果が出るうえ、多くの見込み顧客を対象にアプローチができます。アウトバウンドを行う際には、今後も電話を使った方法が重要視されるでしょう。一方で、電話でのアポ取りは簡単ではないため、事前に成功のポイントを把握しておくのが重要です。

以下では、電話を使ってアポ取りをする際のマナーや会話の流れ、成功のコツなどを解説します。

電話を使ったアポ取りは現代でも有効？

スマートフォンの普及とSNSの発展によって、日常的に電話を使用する機会は減少します。ビジネスの現場でもチャットツールなどが台頭し、簡単なやり取りが電話を通さずにできるようになっています。その一方で、アポ取りでは電話を使う方法が、現代でも有効となっています。

以下では、アポ取りで電話を使う方法が有効な理由を解説します。

電話はスムーズな会話ができる手段としてアポ取りで活用されている

電話はチャットやメールと違い、直接会話ができるという長所があります。スムーズに会話のキャッチボールができるため、素早く成果を出したいアポ取りと相性のよい方法となっています。結果的に現代でもアポ取りの際には電話が使用され、毎日多くの企業がアウトバウンドを行っています。

今後も電話ほど手軽かつ密接なコミュニケーションができるツールが開発されない限り、今の流れは続くと予想されるでしょう。

一般的にBtoBでのアポ取りで使用されるケースが多い

電話を使ったアポ取りは、状況によっては迷惑電話の一部として扱われることもあります。特に個人の顧客に対して電話でアプローチをかけると、迷惑電話をかける企業として評価が下がるリスクがあります。そのため電話でのアポ取りは、一般的にBtoBのシーンで活用されています。

企業であれば毎日多くの電話がかかってくるため、アポ取りを目的としたアプローチにも慣れています。そのため興味がなければ上手く断り、お互いの心象を損なうことなく電話を終了できます。もちろん興味があれば話を聞き、アポイントを取れる可能性も高いです。

そのため電話でのアポ取りは、主にBtoB事業で利用することが検討されるでしょう。

電話での会話が商談につながるきっかけになることも

電話による些細な会話は、商談のきっかけになる可能性もあります。現代はテクノロジーの発展やDX化の流れによって、企業にさまざまな変化が求められています。しかし、具体的に何をすればいいのかわからずに、従来のシステムや環境を使い続けている企業も多いです。

そんなときに電話で自社の課題を解決できる商品・サービスを紹介されれば、「少し話を聞いてみよう」と考えてくれる可能性は高まります。電話ならその場で疑問や気になることを聞けるため、実際に利用するイメージがわきやすくなります。

そういったメリットが電話にはあるため、今後もアポ取りの手段として活用されるでしょう。

電話でアポ取りをする理由

電話でアポ取りをすることには、さまざまな理由があります。電話ならではのメリットを活かすことで、アポ取りの成功率を高められる可能性もあるでしょう。以下では、電話で​​アポ取りを行う主な理由や必要性を解説します。

電話ならその場で結果がわかる

電話でのアポ取りは、その場で結果がわかる点がメリットの1つです。メールを使ったアポ取りの場合、相手がきちんと内容を読んでくれているのか、どの程度興味を持っているのかを判断できません。そのため次のアクションに移れず、そのまま放置する結果になるケースも多いです。

一方で、電話ならその場でどの程度興味があるのかを、相手の声のトーンや話し方などから推察できます。まったく興味がない・必要としていない場合には、時間をかけることなく次の企業に電話をする判断ができます。

少しでも興味関心が見える場合には、より詳しく商品・サービスを紹介したり、相手の悩みを聞き出したりして、アポにつなげることが可能です。

感触のよい相手には複数回のアプローチで関係性を深められる

電話でアポ取りをする場合、感触のよかった相手には、再度連絡を取るという判断ができます。例えば興味はあるけれど担当者が不在だった場合には、時間を改めて電話をかけ直すことが検討されます。複数回のアプローチを行うことで信頼関係を構築し、話しやすい企業として認識してもらえる可能性もあるでしょう。

相手に信頼されるとアポ取りの成功率も高まるため、感触がよい場合には定期的に連絡を取り、少しずつ関係性を深めていく方法も考えられます。

短時間で多くの見込み顧客に接触できる

電話でのアポ取りは、短時間で多くの見込み顧客に接触できる点もメリットです。メールの方が多くの顧客に訴求はできますが、その成果や見込みの高さを把握しづらいのが難点です。電話なら見込み顧客と直接会話し、その反応を参考に次のアクションを考案できます。

中長期的な対応も考えられるため、時間をかけて成果につなげることも可能です。複数の見込み顧客と接触して関係を構築しつつ、アポ取りという結果を引き出せる点は、電話ならではの魅力となるでしょう。

電話でアポ取りをする際の基本的なマナー

電話を使ってアポ取りをする際には、基本的なマナーを踏まえて行動する必要があります。マナーを守らずにアポ取りの電話をかけても、多くの場合まともに取り合ってもらえないでしょう。以下では、電話でアポ取りをする際の基本となるマナーを解説します。

電話をかける相手の情報をしっかりと把握する

電話でアポ取りをする際には、相手の情報を事前に収集・把握しておくのがマナーです。相手企業のことを何も知らずに電話をかけても、有益な情報を提供できません。何も知らないことを見抜かれると、印象が悪くなる恐れもあるでしょう。そのためまずは相手企業のことを調べて、必要な情報を確保しておくのがポイントです。

できるなら関連企業や業界の情報も把握し、それを軸に会話を進めることも考えられます。

忙しい時間帯に電話をかけない

電話でのアポ取りの際には、かける時間帯に注意が必要です。一般的に忙しいとされる時間帯にアポ取りの電話をかける行為は、マナー違反と捉えられます。例えば朝礼や朝の支度が行われている8〜9時、お昼休憩に入り出す12時前後は、電話を避けるべき時間帯となるでしょう。

例えば午前中に電話をするなら10時〜12時ごろ、午後に電話をするなら15時〜17時ごろが目安になります。

ビジネスマナーを意識した言葉遣いを心がける

電話でのアポ取りの際にも、当然ながら言葉遣いは重要視されます。ビジネスシーンに合った言葉を選び、誠実な印象を与えることが大切です。どれだけ魅力的な商品・サービスであっても、電話相手の言葉遣いが悪いと、交渉する気持ちになりません。

ビジネスマナーを意識した言葉遣いは必須となるため、事前に基本を学んで実践で扱えるように備えましょう。

用件は手短に伝える

電話でのアポ取りの際には、用件を手短に伝えるのがマナーです。ダラダラと会話を続けるのではなく、率直に用件を伝えて相手の反応を見るのが基本です。用件がわからない電話に対して、時間をかけてくれる企業はほとんどありません。

まずはアポ取りを目的とした電話であることを話し、そのうえで必要な情報を提供するように意識しましょう。用件の段階で断ることが決まれば、お互いに余計な時間をかけずに次の行動に移行できます。アポ取りにおいて時間は重要な資源であるため、少しでも無駄を減らせるように用件は最初に素早く伝えましょう。

会話の流れを事前にまとめておく

電話でアポ取りをする際には、事前に会話の流れをまとめておくのもマナーです。電話をかけた側が慌ててしまい、まとまりのない会話をしてしまうと、失礼にあたる可能性があります。あらかじめアポ取りにおける会話の流れを構築して、その通りに話を進めることが基本です。

電話でアポ取りをするときの会話の流れ

電話でアポ取りをするときには、会話の流れを構築しておくのが重要です。会話の流れが明確なら、スムーズかつ正確に必要な情報を提供し、アポ取りにつなげられます。以下では、電話でアポ取りをするときの会話の流れについて解説します。

挨拶して会社名と自分の名前を名乗る

アポ取りの電話の際には、まず挨拶をしてから会社名と自分の名前を名乗ります。挨拶は新規の顧客の場合には「突然のお電話失礼いたします」、既存顧客であれば「いつもお世話になっております」といったかたちが一般的です。その後会社名と自分の名前を、どちらもフルネームで伝えます。

電話をかける際に「もしもし」と言うのはマナー上よくないため、口癖になっている人は注意しましょう。

簡単に用件を伝える

口頭で挨拶と自己紹介を終えたら、簡単に用件を伝えます。商品・サービスの紹介をしたいこと、アポ取りの電話であることをわかりやすく話、相手に電話の意図を汲み取ってもらいましょう。用件以外の会話から始めると、相手に警戒心を与える可能性があります。

1度警戒されるとその壁を取り払うのは難しいため、アポ取りを実現できる可能性は低くなるでしょう。余計な会話は挟まずに、「本日は〇〇の商品についてご提案したく、お電話をいたしました」と正直に用件を伝えるのがポイントです。

アポ取りに成功したら具体的な日時を決める

相手がこちらの話に興味を持ち、アポ取りに成功した場合には、その場で具体的な日時を決定しましょう。アポイントの日にちは複数提案し、相手に選んでもらう方法がおすすめです。「〇日の〇〇時のご予定はいかがでしょうか」と、こちらからはっきりと希望の日時を伝えることで、スムーズに話を進められます。

アポイントの日時を決めたら、最後に復唱して内容を確認します。勘違いや聞き間違いが発生していないことを明確にし、お互いにとっての最終確認を行いましょう。電話はメールと違って文章による記録が残らないため、きちんと確認を取ることが重要です。

失敗しても感謝の言葉を伝えてから電話を切る

アポ取りに失敗し、電話を切ることになっても、きちんと感謝の言葉を伝えましょう。アポが取れなかったからといって態度を変えると企業の印象が悪くなり、今後何らかのかたちで仕事につながる可能性も摘んでしまいます。

「お時間をいただきありがとうございました」「ご丁寧な対応ありがとうございました」など、感謝を伝える言葉で締めくくるのがアポ取りの基本的な流れです。また、相手が電話を切るまで、こちらから受話器を置かないように注意しましょう。

電話でのアポ取りを成功させるポイント・コツ

電話によるアポ取りを成功させるには、いくつかのポイントとコツがあります。事前に成功の確率を高めるために、ポイントとなる要素を確認しておくとよいでしょう。以下では、電話によるアポ取りを成功させるポイントとコツを解説します。

アポ取りが成功する確率が高い見込み顧客をリスト化しておく

アポ取りを行う際には、まず成功率が高い見込み顧客をリスト化するのがポイントです。見込みのある顧客に優先して時間を使うことが、電話でのアポ取りの基本です。自社に蓄積されたデータを整理・分析して、リスト化を進める時間を確保しましょう。

リスト化の工程で相手企業について調べることができれば、アポ取り前の情報収集にもなります。

アポ取り時の会話の流れや言葉遣いを練習しておく

アポ取り時の会話の流れや言葉遣いは、事前に練習しておきましょう。練習をせずにいきなりアポ取りの電話をかけても、上手く言葉が出なかったり、予定していた会話の流れを実現できなかったりする可能性が高いです。結果的に相手に不快感を与えるなど、マイナスの結果につながることも懸念されます。

まずは社内でアポ取りの電話を練習し、会話に慣れておくのが成功のポイントです。

強引な売り込みは逆効果であることを理解する

アポ取りの際には、強引な売り込みにならないように注意しましょう。相手の話を聞かずにひたすら商品・サービスの魅力を伝えたり、断っているのにかまわず会話を続けたりすると、企業としての評判が下がる恐れがあります。電話番号を拒否されてしまい、再度連絡が取れなくなるリスクもあるでしょう。

強引な売り込みにメリットはほとんどないので、成果を出そうと焦らないこともポイントです。

会話内容を振り返って改善点を探す

アポ取りをしたら電話の会話内容を振り返り、改善点や問題点を見つけ出すのもコツです。客観的に自分の会話を確認し、何か問題がなかったか、直すべきポイントがないか考える時間もアポ取りの成功率を高めます。自分で評価するのが難しい場合には、同僚や上司にモニタリングしてもらい、アドバイスをもらうのも1つの方法です。

電話でのアポ取りにお悩みなら「ドリームソリューション」にご相談を！

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まとめ

電話を使ったアポ取りは、現代でも通用する手法として浸透しています。成功のポイントや基本的な流れを理解できれば、スムーズなアポ取りを実現できる可能性もあるでしょう。まずは電話でのアポ取りの基本を確認し、必要な準備を進めてみてはいかがでしょうか。

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