自社の商品やサービスを売り込む際には、営業電話でアプローチをかけるのも1つの方法です。営業電話は短時間で多くの企業に直接連絡が取れるため、今でも有効な営業手段として通用します。営業電話を実践するのなら「営業電話のかけ方」を把握し、実践に活かすことも重要です。

本記事では営業電話の基本的なかけ方と、必要な準備や注意点を解説します。

営業電話は「かけ方」が重要？

営業電話を成功させるには、「かけ方」について理解を深めるのが重要です。かけ方次第で営業電話時の相手の反応は変わり、成功率も変動します。以下では、営業電話のかけ方を理解する重要性について解説します。

ただ闇雲に電話をかけても営業は成功しない

営業電話は、ただ闇雲に回数を重ねても成果を得るのは難しいです。営業電話の基本的なかけ方や、成功しやすいかけ方を学び、準備をすることが必要となります。1日の時間は有限であるため、何も考えずに営業電話をかけていると、成果を得られない日が続く可能性もあるでしょう。

それは自分を追い込み、精神的な負担を抱えるきっかけになり得ます。そのため営業電話をかける際には、ただ回数を重ねるのではなく、成功につなげるかけ方を最初に学ぶのがポイントです。

営業電話ならではのかけ方を理解する

営業電話は、外部にかけるほかの電話とは異なる特徴があります。自分のことを知らない相手と直接話をしなければならない点は、ときに大きなプレッシャーとなるでしょう。特に昨今は電話そのものに慣れていない人も多く、営業電話の仕事が嫌で離職を考えるケースも珍しくありません。

しかし、営業電話ならではの特徴を理解し、最適なかけ方を身につけられれば、業務の辛さは軽減されます。「営業電話の成果が出ない」「業務が嫌で人が集まらない」といったときには、営業電話のかけ方を従業員に伝えるのがおすすめです。

営業電話をかける際の準備

営業電話をかける際には、事前準備が重要となります。準備ができていない状態で営業電話をかけても、多くの場合は失敗に終わるでしょう。営業電話をかけるための準備に何が必要なのか、以下で解説します。

「営業電話」の目的を明確にする

営業電話をかける際には、まず目的を明確にします。なぜ営業電話をかけるのか、どんな成果を得るべきなのかを理解していないと、電話の内容がブレる恐れがあります。基本的に営業電話の目的は、自社商品・サービスの販売です。

そのほか、「営業電話をきっかけに自社を認知してもらう」「企業との接点をつくる」といったことも、営業電話の目的になり得るでしょう。社内でどのような目的が設定されているのかを周知させ、共通認識を持たせるのがポイントです。

営業電話が上手い人からアドバイスをもらう

営業電話をかける前に、上手い人からアドバイスをもらえる機会をつくるのもポイントです。営業電話には得意・不得意があるため、人によっては独自のコツやノウハウを把握しているケースもあります。そういった得意な人を選定し、簡単な講師役として手伝ってもらうことも、営業電話をかける準備の一環です。

電話をかける相手の情報をまとめる

営業電話をかける際には、相手の情報をまとめて確認しておくのも大切な準備となります。電話相手のことを何も知らずに営業電話をかけると、上手く営業トークを展開できません。自社のことを何も知らない営業電話に対して、失礼さを感じられるケースもあるでしょう。

そのため事前に企業情報や属する業界情報を調べて、できるだけ相手について知ってから営業電話をかけるのもポイントです。

トークスクリプトを作成する

営業電話をかける際には、トークスクリプトを作成するのもおすすめです。トークスクリプトとは、営業電話などの会話時に使用される台本のことを指します。営業電話をかけてからどのような流れで話を進めるのか、具体的にどんなセリフを言うのかなどをまとめられるため、迷うことなく会話が可能です。

よくある質問に対する回答例や、断られた際の対応方法なども記載することで、さまざまなパターンに適用できます。トークスクリプトは社内で共通のものを用意し、従業員に提供することで電話内容のばらつきを防げます。また、定期的にトークスクリプトの内容は見直して、改善を進めることも重要です。

メモなどの道具を準備する

営業電話をかける場合、メモなどの道具を手元に用意しておきましょう。仮にアポイントが取れた場合、訪問する日時をメモできないと、後から時間がわからなくなる恐れがあります。また、相手に関する情報を簡単にメモに残しておき、後からデータとして清書することで、その後の営業活動に利用できます。

些細な情報も営業では大切な話のきっかけになるため、メモを用意してこまめに記録する習慣をつくるのもポイントです。

電話の前に声を出しておく

営業電話をかける前に、実際に声を出しておくのも重要です。いきなり営業電話をかけても、スムーズに声を出せず、オープニングトークが失敗する可能性があります。出鼻がくじかれると、そのまま会話を立て直せずに断られてしまう可能性もあるでしょう。

特にその日最初に営業電話をかける際には、実際のセリフを声に出してトーンを確認し、問題なく会話ができるように備えましょう。

営業電話を成功させるかけ方・ポイント

営業電話には、成功を近づけるかけ方やポイントがあります。成功率の高いかけ方を実践できれば、自然と営業電話で成果を出しやすくなるでしょう。以下では、営業電話を成功させるかけ方・ポイントを解説します。

丁寧かつ落ち着いたトーンで会話をする

営業電話では、丁寧かつ落ち着いたトーンで会話をするのがポイントです。焦って声がうわずったり、早口になったりすると、相手に電話の内容が伝わらない可能性があります。自分自身を落ち着けるためにも、丁寧さと冷静さを意識したトーンで会話をするのが、営業電話を成功させるカギとなります。

声のトーンを安定させるには、自分の話し方を客観的に確認するのがおすすめです。電話内容を録音したデータやスマートフォンなどで外部から録音した音を聞き、声のトーンが丁寧で落ち着いたものになっているのかチェックしてみましょう。

雑談は避けてすぐに用件を伝える

営業電話では、雑談を避けてすぐに用件を伝えるのがコツです。簡単な挨拶と自己紹介を終えたら、そのまま本題に入るのが営業電話における基本的な流れです。つい雑談で間を持たせようとしてしまいがちですが、相手からすると中身のない会話に価値はありません。

なかなか本題に入らない電話には不信感を覚えるケースもあるため、警戒を高めるきっかけになる可能性もあるでしょう。雑談など本筋に関係のない会話は極力なくし、必要なことだけを伝える構成にするのが営業電話のかけ方のポイントです。

わかりやすく簡潔に話すことを意識する

営業電話をかける際には、わかりやすく簡潔に話すことを意識するのも大切です。営業時間は長く話せばいいわけではなく、むしろ時間をかけたのに成果につながらないと、それだけ貴重なリソースを失うことになります。

相手とスムーズな会話が成立するように、わかりやすい言葉で簡潔に話すのが、営業電話におけるかけ方の基本です。わかりやすく簡潔に話せているかは、主観で把握しづらいことがあります。その際には録音データを確認したり、社内の人に評価してもらったりするとよいでしょう。

相手のニーズを探る

営業電話の最中に、相手のニーズを探ることも成功を近づけるポイントです。相手企業がどんな商品・サービスを求めているのか、どのような課題・問題に悩んでいるのかを把握できれば、それをきっかけに自社の魅力を伝えられます。

事前調査の時点で把握できるのが1番ですが、実際に電話をかけて話をすることで、新たなニーズが見つかることもあります。ときには「何か困っていることはありませんか？」と直接聞き、「自社の商品ならその問題を解決できます」とつなげる方法も考えられます。

断られることを前提に電話をかける

営業電話は基本的に、断られる方が多いです。いきなりかかってきた電話に対して、親身に話を聞いてくれるケースは稀だと言えるでしょう。そのため営業電話をかける際には、「断られる」ことを前提にして、メンタルの落ち込みを回避するのもポイントです。

モチベーションが低下すると営業電話の質に影響し、より成功率が下がる恐れがあります。必要以上に落ち込んで次の電話に悪影響が出ないように、断られる可能性の方が高いことは事前に把握しておきましょう。

電話のかけ方に問題がなかったか振り返る

営業電話をかけ終わったら、「かけ方に問題はなかったか」「直すべきポイントはないか」といった点を振り返り、反省会を開くのも成功を近づけるコツです。失敗続きの方法を繰り返し試しても、成果が出る可能性は低いです。断られた際にはその理由を分析して改善策を考案し、ブラッシュアップしていくのが重要となります。

営業電話は相手の状況や心理状態など、さまざまな要素に結果が左右されます。運が関係する分野でもあるため、100%成功するパターンは存在しないでしょう。それでも営業電話の内容を振り返って改善していくことで、少しでも成功率を高められます。

行き詰まったときにはリフレッシュして気分を切り替える

営業電話がなかなか成功せず、行き詰まったときにはリフレッシュして気分を切り替えるのもポイントです。追い込まれたまま営業電話を続けても、冷静な対応が難しくなります。言葉遣いが乱れたり、マナー違反となる電話のかけ方をしてしまったりする可能性もあるため、休憩を挟んで気持ちを落ち着けるのも重要です。

「成約が取れるまで休まない」といった営業電話のかけ方は、非効率的な方法となるケースが多いです。休むときにはしっかりと休み、気持ちを切り替えるきっかけをつくるように意識しましょう。

営業電話をかけるときの注意点

営業電話をかけるときには、事前に注意点を把握しておく必要もあります。注意点を知らずに営業電話をかけると、失敗の可能性が高まる恐れがあります。以下では、営業電話をかけるときの注意点について解説します。

基本的なビジネスマナーを把握しておく

営業電話では、基本的なビジネスマナーを把握したうえでかけるのが重要です。例えば「最初に挨拶と自己紹介を忘れない」「雑音の少ない環境で電話をする」「朝や昼休憩時などの時間帯には電話をしない」などが、基本的なマナーとなります。これらのマナーを守ることは、ビジネスシーンでは当たり前のことです。

しかし、営業電話の成果にばかり意識が向いてしまうと、つい簡単なマナーも忘れてしまうことは珍しくありません。余裕を持って営業電話をかけられるように、ビジネスマナーはしっかりと把握しておきましょう。

メンタルケアにも力を入れる

営業電話をかける際には、メンタルケアに力を入れることも大切です。営業電話を続けていると、精神的な負担が重なることもあります。厳しい言葉を投げられたり、心ない対応をされたりしたことで、営業電話が怖くなる例も多いです。企業側から積極的にメンタルケアを実施し、従業員の心理的な負担を軽減するようにしましょう。

例えば面談を行って悩みを聞いたり、カウンセラーを紹介したりといった方法が考えられます。

断られても言葉遣いは変えない

営業電話を断られても、丁寧な言葉遣いを変えないように注意しましょう。営業電話が失敗続きになると、つい自暴自棄になって言葉遣いが乱れることがあります。「じゃあいいです」「もう結構です」といった失礼な言葉遣いが出てしまうと、再度その企業に営業電話をかけるのは困難となります。

見込み顧客を失う結果になるため、仮に営業電話を断られても「ご対応いただきましてありがとうございました」といったかたちで、最後まで丁寧な言葉遣いを続けるのが基本です。

周囲と比較しすぎない

営業電話をかける際には、周囲と比較しすぎないことも大切です。周囲と比較して自分の成果が出ていないことに焦ると、さらに営業電話が成立しなくなる可能性があります。周囲のペースに合わせる必要はないため、目の前の電話に意識を集中させるのが営業電話の結果につながります。

一方で、営業電話の成功率が高い人の電話のかけ方や会話のノウハウは、積極的に吸収していくように指導するのがおすすめです。参考にできる部分はどんどんチェックし、スキルとして習得することを推奨しましょう。

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まとめ

営業電話のかけ方を理解し、最適な方法を実践することは、成果の得ることにつながります。営業電話をかける際にはまず「有効なかけ方」を把握したうえで、社内で共有することを目指しましょう。そのほか、「ドリームソリューション」のような専門のサービスを活用するのもおすすめです。

営業電話をかける際にかかる業務負担の軽減や、電話料金などのコスト削減につながるため、高い利益を追求できます。この機会に「ドリームソリューション」のホームページから、ぜひ各サービスの詳細をご確認ください。