電話を使ってアポイント（会う約束）を取る「テレアポ」は、現代のビジネスシーンでも重要な役割を担う業務として定着しています。テレアポの成果次第で事業の利益が変わる可能性もあるため、結果を出すための方法を知るのも重要です。

本記事では「テレアポとは何か」という基本から、実施によるメリットや成功のポイントを解説します。

テレアポとは何か？

テレアポで自社の利益を高めるには、「テレアポとは？」という基本から理解を進めるのが重要です。テレアポという言葉を聞いたことがあっても、実際にどんなことをするのか、何が必要なのかわからないケースもあるでしょう。以下では、テレアポの基本について解説します。

テレアポとは「テレフォンアポインター」の略称

テレアポとは「テレフォンアポインター」の略称で、電話を使ってアポイントを取る業務・人を指します。テレアポで相手企業の担当者に会う約束を取り付け、営業が商談をして成約を結ぶのが、基本的な流れとなります。

テレアポは自社の商品・サービスを認知させ、実際に購入というゴールまでたどり着くための入口だと考えられるでしょう。テレアポは、シンプルに「営業電話」と呼ばれることもあります。

テレアポを実施している企業は多い

メールやチャットなどの連絡手段が一般化している現代でも、テレアポには高い効果が期待されています。実際にテレアポ業務を行っている企業は多く、その結果さまざまなメリットを生み出しています。商品・サービスの販売を行っている企業にとって、テレアポは重要な施策の1つとなるでしょう。

昨今は新型コロナウイルスなどの影響で、社内やテレワークから営業をする「インサイドセールス」に注目が集まっています。厳密にはテレアポとインサイドセールスは違うものですが、営業電話で成果を出せるという点では、どちらも企業に必要な業務として認識されています。

テレアポとテレマの違いとは？

テレマとは「テレマーケティング」の略称で、既存の顧客や見込み顧客に商品・サービスの魅力を説明し、購入につなげるマーケティング手法です。テレマでは基本的に、既存顧客や見込み顧客など、すでに自社と何らかの関係を持つ人がターゲットになります。

一方でテレアポの場合、自社の商品・サービスを知らない新規ユーザーに対して、電話でアポを取るのが基本です。まだ接点のない顧客とつながるための電話をかけるのが、テレアポの目的となります。テレアポで新規顧客を開拓し、テレマで既存顧客・見込み顧客にアプローチをするといった使い分けが考えられます。

テレアポの主な目的

テレアポを実践する際には、主な目的を把握することも重要です。何のためにテレアポをするのかが明確でないと、成果を得るのは難しくなります。以下では、テレアポの主な目的を解説します。

新規顧客の開拓

テレアポは先にも解説したように、新規顧客の開拓が主な役割となります。自社の商品・サービスと相性が良さそうな顧客に電話をかけて、実際に購入にいたるまでの商談をするためのアポ取りを行います。

新規顧客がターゲットになるため、テレアポの際には自社の紹介や商品・サービスの魅力、導入のメリットなどを短時間で伝え切る必要があります。突然の電話を承諾してくれる企業は決して多くないため、多くの失敗を積み重ねていくことになります。

見込み顧客のリード

テレアポでは見込み顧客のリードも、目的の1つとなります。すでに顧客として関わっている人にリピート購入を促したり、商品・サービスに興味を持っている人に購入のきっかけを与えたりするのも、テレアポの役割です。

一方で、これらの業務は先に挙げたテレマに分類されるため、企業によっては明確に仕事領域を分けているケースもあります。

商品・サービスの認知度向上

テレアポは自社商品・サービスの認知度向上も、役割の1つとして考えられます。例えアポイントを取れなくても、自社の商品・サービスの存在を知ってもらうだけでも、大きなメリットがあります。そのためテレアポでは丁寧かつ誠実な対応を心がけて、電話相手に良い印象を持ってもらう必要があります。

テレアポは1日に何度も電話をかけるため、集中力が切れて雑な対応になってしまうこともあります。しかし、仮にその場でアポを取れなくても、電話対応が良かったことが理由となって、あとから商談につながる事例もあります。そのためテレアポ業務は相手の反応に関わらず、最後まで誠実な対応をすることが重要です。

テレアポによって得られるメリット

テレアポ業務を行うことには、企業にとって多くのメリットがあります。テレアポを実施したことで得られるメリットを把握しておくことで、具体的な目標を立てやすくなるでしょう。以下では、テレアポによって得られる主なメリットを解説します。

多くの顧客にアプローチが可能

テレアポは多くの顧客にアプローチができるため、自社の存在を広く認知してもらうことが可能です。立ち上げたばかりの新規事業や、起業したての会社にとっては、テレアポによる認知度の拡大が将来の収益につながる可能性があるでしょう。

昨今はインターネットを活用して広告を出稿したり、SNSアカウントを運用して顧客と近い距離でマーケティングをしたりと、さまざまな手法が編み出されています。そんななかでも、短時間で多くの顧客にアプローチができるテレアポは、独自の価値を持つ手法として役立っています。

短時間で成果につながる

テレアポは上手くいけば、短時間で成果につながる点でもメリットのある方法となります。仮にテレアポでアポイントが取れれば、あとは営業が商談を行い、その場で制約まで進めることが可能です。顧客からのアプローチを待つ方法と比べると、成果を出すまでの期間が短く、収益化しやすいのが特徴となります。

もちろん、テレアポの成功率は決して高くないため、毎回短時間で成果を出せるとは限りません。それでも「短時間で成果を出せる可能性がある」という事実は、テレアポならではのメリットになり得ます。

従業員の成長を促せる

テレアポを実践することで、従業員の成長を促せる点もメリットの1つです。テレアポの経験を積むことで、従業員は電話のコミュニケーション能力や、ビジネスマナーの基本を身につけることが可能です。また、テレアポは断られることが多い業務になるため、メンタルが鍛えられる可能性もあります。

成果を出しつつ、従業員のスキルアップにもつながる点は、テレアポを実践する理由になるでしょう。ただし、プライベートで電話を使用する機会が減少している影響で、電話対応に苦手意識を持つ従業員は増加しています。そのため無理にテレアポを任せると、精神的な負担となる可能性がある点に注意しましょう。

テレアポに必要な準備

テレアポを実践するには、事前にいくつかの準備が必要です。テレアポのための環境を整えることで、成功確率が高まる可能性もあります。以下では、テレアポで必要となる準備について解説します。

良質な電話回線

テレアポでは、良質な電話回線が不可欠です。電話回線の音質が悪かったり、電波のつながりが不安定だったりすると、スムーズにテレアポができなくなります。外部からかかってくる電話に応対するためにも、良質な回線は必須です。そのためこれから電話回線を引く場合には、品質を基準に選ぶことが重要です。

また、テレアポにかかる電話料金についても、早めに最適化しておく必要があります。テレアポはわずかな時間で通話が終了するため、一般的な回線プランでは通話時間に対する課金額が高くなりやすいです。

ドリームソリューションが提供する「ドリームコールスーパー」なら、秒単位の課金額が計算されるため、無駄なコストを極限まで削減できます。通信費を最大90％削減可能なので、この機会に「ドリームコールスーパー」でテレアポ環境を整えるのもおすすめです。

顧客のリスト

テレアポを実践するのなら、電話をかける顧客のリストも必要です。情報収集を通して顧客情報をリスト化し、スムーズに連絡が取れる形に環境を整備するのもポイントになります。

リストはただ顧客名と電話番号を並べるのではなく、見込み顧客や新規顧客で分けたり、過去の電話内容をメモしたりといった形でまとめる方法があります。従業員が使いやすいリストになるように、意見を募って最適化するのも重要です。また、顧客リストは重要な個人情報となるため、取り扱いには十分に注意しましょう。

テレアポのマニュアル・トークスクリプト

テレアポのマニュアルやトークスクリプトも、必要な準備に含まれます。テレアポを行う際の注意点やポイント、作業の具体的な流れなどをマニュアル化できれば、電話の品質向上につながります。担当者を指名してマニュアルを作成し、テレアポの方法を社内で統一するのも重要です。

トークスクリプトとは、電話で話す内容や会話の流れを可視化した台本のことです。トークスクリプトがあると、それにそって会話を進められるため、テレアポがしやすくなります。トークスクリプトは新人が入った際の教育資料にも使えるので、テレアポに必要な知識・技術をスムーズに伝えられるのもメリットです。

テレアポに関する指導

テレアポの方法を指導する環境づくりも、必要な準備の一環となります。担当者を決めてテレアポのやり方をアドバイスしたり、勉強会を開いたりといった方法が考えられます。社内にテレアポのノウハウがない場合には、専門のセミナーなどを導入して、一から教育することも検討されます。

定期的な成果と手法の見直し

テレアポは定期的に成果と手法を見直して、ブラッシュアップしていく必要があります。テレアポにまつわる環境は変化するため、定期的な見直しによって手法を現在の状況に合わせていくことが重要です。過去に成果が出た方法だからといって、今でも同じように効果的な手法になるとは限りません。

変化していく環境についていけるように、見直しをする機会を設けるのも大切な準備となります。

テレアポを成功させるポイントとは

テレアポを成功させるためには、いくつかのポイントを理解することが重要です。テレアポがなかなか成功せずに悩んでいる場合には、根本的な部分から改善を進めるのもおすすめです。以下では、テレアポの成功につながるポイントについて解説します。

テレアポは「失敗がつきもの」であると考える

まず前提として、テレアポは「失敗がつきもの」である業務だということを、社内に周知させます。テレアポは新規顧客に電話でのアプローチを行うため、断られることも多いです。そのため失敗を気にしていると、従業員のメンタルに悪影響が出る可能性もあります。

失敗して当たり前という点を強調し、従業員のプレッシャーを軽減するのが結果的に成功への近道となり得ます。

従業員のメンタルケアを行う

テレアポを継続して実施するには、従業員のメンタルケアが欠かせません。先の解説通りテレアポは失敗が多いため、精神を病んでしまうケースも多いです。心身が疲れ果てると、休職・退職などにつながり、人手不足に悩まされるリスクが高まります。

そこで従業員のメンタルを管理し、適切なケアを行える環境を用意して、離職者を減らすことが重要です。メンタルケアをすることで従業員のモチベーションも上がるため、成功につながる可能性も上がるでしょう。

テレアポが得意な人を参考にする

従業員のなかには、テレアポが得意な人・不得意な人がいます。両方に同じ成果を求めるのではなく、「いかに得意な人の特徴を不得意な人に教えるか」を考えることが、成功の秘訣です。テレアポが得意な人の考え方や実際の電話方法を参考にして、不得意な人の成長を促すのが1つの方法です。

情報収集・事前調査を進めておく

テレアポをかける際には、情報収集と事前調査が欠かせません。相手企業のことを何も知らない状態でテレアポをしても、アポイントにつながるトークを実践することは難しいでしょう。事前に相手企業の情報を集めて、有益な会話ができるように備えるのが、テレアポの成功を近づけるコツです。

収集した情報はデジタル化してまとめ、社内で共有したりデータ分析したりといった方法で活用もできます。情報は多いほど役立つため、少しずつ社内データとして蓄積していくのがポイントです。

まとめ

テレアポは事業に有益な手法として、多くの企業で採用されています。電話がメインの連絡手段ではなくなりつつある現代でも、直接相手と会話できるツールという特性を活かして、ビジネスシーンではこれからも活用されていくでしょう。

この機会に「テレアポとは何か？」という基本を確認し、社内の環境を整備してみるのもおすすめです。テレアポは通話料金というコストがかかるため、いかに削減できるかが費用対効果の向上につながります。「ドリームコールスーパー」なら業界最短の秒単位での課金が可能なため、コスト削減に大きく貢献できます。
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