テレアポでは相手企業の担当者に直接話をして、商談に向けたアポイントを取るのが基本です。しかし、多くの場合相手の担当者の名前などはわからないため、電話の相手につないでもらう必要があります。本記事では、テレアポで担当者がわからないときに、電話を取り次いでもらう方法・コツを解説します。

テレアポの際に担当者を聞き出すのが難しいと感じている場合には、ぜひ参考にしてください。

テレアポでは担当者に取り次いでもらうのが重要

テレアポの主な目的は、担当者と話をして商品・サービスの魅力を伝え、商談のアポイントを取ることです。そのためにはまず担当者が誰なのかを把握し、電話に出てもらう必要があるでしょう。以下では、テレアポで担当者に取り次いでもらうことの重要性について解説します。

担当者と会話することで話をスムーズに進められる

テレアポで担当者と直接会話することで、商談に向けた話をスムーズに進められるというメリットがあります。テレアポの際に電話を受け取った相手が、商談についての権限を持たない人の場合、いくら力説しても成約につながらない可能性が高いです。

そのためまずは担当者に取り次いでもらい、テレアポの目的を果たすことが重要です。しかし、いきなり「担当者に変わってほしい」と伝えても、断られるケースがほとんどでしょう。テレアポではまずいくつかの手順を踏んで信頼を得てから、担当者に紹介してもらう必要があります。

担当者がわかれば定期的に連絡が取れる

テレアポで担当者がわかれば、以降は直接連絡して話をすることも可能となります。1回のテレアポで商談まで話が進まなくても、その後の連絡で信頼関係を築ければ、ビジネスにつながる会話ができる可能性があります。定期的に連絡を取ることも可能なため、長期的な関係性を作れるケースもあるでしょう。

担当者の名前がわかれば、以降は相手企業に電話をかける際にも、「〇〇さんはいらっしゃいますか？」と直接尋ねることが可能です。時間を短縮できるうえ、相手企業から「いつもの人だ」と信頼も得られるため、その後の商談で有利になる可能性もあります。

継続した成約につながる可能性が高まる

テレアポで担当者に取り次いでもらうことは、継続した成約につながる可能性を高めます。担当者とのつながりを確保できれば、成約後もフォローがしやすくなったり、ほかの商品・サービスを勧めやすくなったりします。企業同士が長く関係性を保てるきっかけになるため、まずは担当者とつながることが重要視されます。

BtoBでのビジネスにおいては、担当者同士の信頼関係が大きく成果に影響します。担当者のことを知るほど、相手企業に必要な商品・サービスが明確になります。効率よく利益につなげるためにも、担当者同士の関係構築が重要と考えられます。

テレアポで担当者がわからないときの対処法

テレアポでは基本的に、新規顧客へのアプローチを行います。そのため初めて電話をかけることになる企業も多く、その場合には担当者がわからないでしょう。しかし、先の通りまず担当者にアプローチできなければ、テレアポの目的を達成するのは難しいです。以下では、テレアポで担当者がわからないときの対処法を解説します。

まずは担当者への取り次ぎをお願いする

テレアポで電話をかけたら、まず担当者への取り次ぎをお願いしましょう。「失礼ですがご担当者様はいらっしゃいますか？」といった形で、取り次ぎをお願いするのがコツです。基本的には丁寧に問かければ、担当者の取り次ぎが可能か教えてもらえるでしょう。

企業によってはこちらが求める担当者が、もともといない場合もあります。そのときには上司や役員など、商談ができる人に取り次いでもらうのがポイントです。

担当者の名前を確認する

テレアポで大切なのは、担当者の名前を正確に確認することです。担当者の名前がわかれば、その後複数回のやり取りをすることになっても、スムーズなコミュニケーションが可能となります。まず名前を聞き出して記録するのが、テレアポにおける重要な作業となるでしょう。

担当者の名前は自社の管理するリストなどに、データとして記録します。社内で共有できる形にしておけば、仮に相手から電話がかかってきたときにも、会社名と担当者名から誰に取り次げばいいのかがわかります。

強く聞き出すのはNG

テレアポでは担当者の名前を聞き出すことが重要ですが、強引に話を進めるのはNGです。相手の都合を考えずに無理やり担当者に取り次いでもらおうとしても、悪印象を与えるだけでマイナス効果を生み出します。企業によっては、テレアポでアポイントを取ることを禁止しているケースもあります。

そういった会社都合がある場合、無理に食い下がっても自社の印象が悪くなるだけで、どちらにもメリットがありません。担当者への取り次ぎができないと言われたら、まずはそのことを了承して、そのうえで別の方法を考えるのがポイントです。

テレアポで担当者が不在だと言われたときの対処法

テレアポのタイミングによっては、対応できる担当者が不在のケースもあります。テレアポ時に担当者が不在だと言われたら、こちらもそれに合わせて対処するのがポイントです。以下では、テレアポで担当者が不在だと言われたときの対処法を解説します。

いつ連絡が取れるのか確認する

テレアポで担当者が不在だった場合には、いつなら連絡が取れるのか確認しましょう。外出している場合、戻ってきたタイミングでかけなおせれば、直接担当者に話ができる可能性があります。休暇の場合には翌日に出社しているのか確認し、折り返しの約束をしておくことで担当者にアプローチが可能です。

担当者が不在の場合には、折り返し電話をすることを伝えるのがポイントです。再び電話が来ることがわかっていれば、相手企業は担当者にその旨を伝えてくれます。再度電話をかけた際に話が伝わっていれば、スムーズに本題に入ることが可能です。

担当者に話を伝えてもらう

担当者が不在の場合には、テレアポがあったことを伝えてもらうようにお願いするのもコツです。直接の会話ができなくても、「〇〇会社から電話がありました」と伝えてもらえれば、間接的な接点を作れます。その後もう1度電話をした際に、運よく担当者とつながれば、前回の電話を軸に話を進めることが可能です。

担当者に自社の存在を認知してもらうことは、テレアポにとって大きな一歩です。まずは話をするきっかけ作りのために、簡単な伝言をお願いしましょう。

別の日に改めてテレアポを行う

担当者が不在だった場合、そのことを自社のデータとして管理し、別の日に改めてテレアポを行います。いつ電話をすればつながるのか、何日まで不在の予定なのかがわかるのなら、状況を共有して次のテレアポで確実に話ができるように備えるのがコツです。

別に日にテレアポをかける際には、「先日ご連絡いたしました」などと言葉を添えることで、相手の警戒心を解きやすくなります。すでに1度電話をしている間柄という点を有効活用して、スムーズに担当者に取り次いでもらうのがポイントです。

テレアポで担当者につないでもらうコツ

テレアポで担当者につないでもらうには、いくつかのコツがあります。事前にコツとなる要素を確認し、テレアポで実践することで、素早く本題を進められるでしょう。以下では、テレアポで担当者に電話をつないでもらうコツを解説します。

営業電話であることを感じさせない

テレアポで担当者に電話をつないでもらうには、まず営業電話であることを相手に感じさせないことが重要です。最終的な目的は営業になりますが、まずは担当者に話をして、関係性をつくることが大切です。

そのため「商品・サービスを売りたい」というセールストークを中心にするのではなく、単純に担当者と話しができるか確認する形で電話をかけるのがコツです。もちろん、テレアポの際にはまず自己紹介を行い、商品・サービスに関する電話であることを伝える必要があります。

しかし、そこで長々と自社の魅力などを語ると、相手も警戒して担当者につなぐことを拒否する可能性が高まります。そのため簡単な自己紹介を終えたら、素早く担当者につないでもらえないか、話を切り替えるのが1つのテクニックになります。

丁寧な言葉遣い・対応を心がける

テレアポで担当者と話をするには、丁寧な言葉遣いと対応を心がける必要があります。仮にビジネスマナーを無視した言葉遣いや対応でテレアポをかけると、「この企業と関わりたくない」と電話口の相手に思わせてしまいます。電話口の相手からの信用を得られなければ、担当者と結びつくことは難しくなるでしょう。

そのためまずは丁寧な言葉遣いと対応によって、電話で話している相手の信用を獲得するのが重要です。電話相手の信用を得たうえで、担当者の信用も得ることが、テレアポのコツとなります。

無理をせずに引くのも重要

テレアポでは、担当者につないでもらえないケースが多いです。昨今は企業をターゲットにした怪しい電話も多いため、最初から警戒されてしまうことも珍しくありません。頑なに担当者に代わってもらえない場合には、無理をせずに1度引き、電話を切るのも大切です。

断られているのに無理に粘ると、後日再び電話をしたとしても、取り付く島もなく切られてしまうでしょう。相手の言い分通りに引いて時間を空けてから、もう1度チャレンジした方が担当者につながる可能性は高いです。

テレアポ前に確認しておくこと

テレアポを行う際には、事前に確認しておくべきことがあります。必要準備が整っている状態と、何も用意をしていない状態では、テレアポの成果が大きく変わります。以下では、テレアポ前に確認・準備しておくべきことについて解説します。

電話相手の情報

テレアポをする際には、まず何よりも電話相手の情報収集が必須です。相手企業がどんなビジネスをしているのか、自社の商品・サービスがどのように活かせるのかを理解したうえで電話することで、スムーズにアポイントを取りやすくなります。

相手企業のことを何も知らないと、商品・サービスをどのように勧めればいいのかわからず、会話が続かない可能性が高まります。

担当者につながりやすい時間帯

テレアポをするときには、担当者につながりやすい時間帯を狙うのもポイントです。一般的に朝や昼食後などは、社内にいるケースが多いです。そのため見込みのある企業に対しては、つながりやすい時間帯を使ってテレアポをかけるのが重要です。もちろん、企業の事業スタイル次第で、担当者のいる時間帯は変わります。

担当者が不在だった場合には、「いつもはどの時間帯にいるのか」を聞き出し、内容を記録して以降のテレアポにつなげるのがコツです。

トークスクリプトを作る

テレアポの成功率を高めるには、トークスクリプトの作成もおすすめです。トークスクリプトとは、テレアポにおける会話内容や流れを記載した台本のことを指します。基本となる会話の流れを事前に決めておくことで、冷静にテレアポをかけやすくなるでしょう。

電話でのコミュニケーションが苦手な従業員の負担を軽減するためにも、トークスクリプトは役立ちます。

テレアポを成功させるポイント

テレアポを成功させるには、いくつかのポイントがあります。ポイントを踏まえて成功率を高めることも、テレアポを実施する際には重要です。以下では、テレアポを成功させるいくつかのポイントを解説します。

従業員のメンタルケアを重視する

テレアポをする際には、従業員のメンタルケアに力を入れることがポイントです。テレアポは心身の負担となるケースもあるため、適宜フォローを加えて、従業員を休ませる必要があります。先輩や上司が積極的に話を聞いたり、メンタルケア担当のカウンセラーを利用したりと、さまざまな対策が考えられます。

プレッシャーを与えすぎないように気をつける

テレアポをする従業員に対して、プレッシャーを与えすぎないことも重要です。強いプレッシャーは、電話に品質を下げる原因になります。それは結果的に会社の評判を低下させることにつながるため、従業員にとっても企業にとってもマイナスの結果を生むでしょう。

テレアポのノルマがプレッシャーになることもあるため、定期的に目標を見直して、従業員ごとに最適なゴールを設定するのもコツです。

定期的に回線やテレアポの方法を見直す

テレアポの方法や回線の見直しも、成功率を高めるポイントの1つです。テレアポの最適な方法は、さまざまな要因で変化します。これまでは成功しやすかった方法が、上手くいかなくなることも珍しくありません。そういった変化に対応するには、定期的な計画の見直しが必要です。

また、電話回線を見直して、テレアポにかかるコストを削減するのも重要な施策です。「ドリームソリューション」が提供する「ドリームコールスーパー」は、秒単位での課金が可能なため、最小限のコストでテレアポを行えます。

通信費のコストダウンを目指すのなら、この機会に「ドリームコールスーパー」の導入をぜひご検討ください。

まとめ

テレアポでは多くの場合、担当者が誰なのかわからない状態からスタートします。担当者の名前や連絡先を手に入れることが、テレアポにおける最初のミッションだと考えられるでしょう。上記を参考にテレアポで担当者がわからないときの対処法と、成功のコツをこの機会にぜひチェックしてみてください。

テレアポではコスト面を意識し、経営面にかかる負担を軽くする施策も重要となります。「ドリームソリューション」の「ドリームコールスーパー」なら、業界における最小単位での課金設定が可能です。

短い時間で通話が終了することも多いテレアポにおいて、「ドリームコールスーパー」の利用はコスト面に大きなメリットとなるでしょう。まずはお気軽にお問い合わせから、「ドリームコールスーパー」の詳細についてご確認ください。